Houd tijdens het deponeren van je gegevens rekening met de volgende aspecten.

1. Ga naar het Data Station
Ga naar het Data Station gericht op jouw wetenschappelijke discipline:

  • Data Station Archaeology
  • Data Station Social Sciences & Humanities (in ontwikkeling)
  • Data Station Life, Health & Medical Sciences (in ontwikkeling)

Totdat alle toekomstige Data Stations beschikbaar zijn, kun je jouw gegevens deponeren in het archiveringssysteem EASY. Wanneer het betreffende Data Station beschikbaar komt, worden jouw gegevens automatisch gemigreerd naar de nieuwe infrastructuur.

2. Inloggen

3. Begin met deponeren
Nadat je bent ingelogd op het Data Station, ga ja naar ‘Add Data‘ en selecteer ‘New Dataset‘ om je dataset te deponeren.

4. Metadata
Een klein aantal metadatavelden waarmee wordt gevraagd jouw dataset te omschrijven, is verplicht. Echter, hoe meer velden je invoert, hoe beter jouw gegevens gevonden kunnen worden. Alle metadata is openbaar. De metadatavelden mogen alleen persoonsgegevens bevatten die worden gebruikt om de dataset te verantwoorden. Ze mogen geen persoonsgegevens bevatten van de proefpersonen in jouw dataset.

  • Wanneer je een dataset bij DANS deponeert wordt automatisch een DOI (Digital Object Identifier) ​​aan de dataset toegekend. Dit is een permanente hyperlink die kan worden gebruikt om naar jouw dataset te verwijzen. De DOI is gereserveerd bij het deponeren en wordt actief na publicatie van de dataset.
  • Gebruik de taal waarin de gegevens zijn vastgelegd. Als dit een andere taal is dan Nederlands of Engels, voeg dan naast de originele beschrijving een samenvatting en trefwoorden in het Nederlands of Engels toe.
  • Bij de sectie ‘Relation Metadata’ heb je de mogelijkheid om de dataset toe te voegen aan een bestaande Collection. Hiermee kunnen bijvoorbeeld alle datasets van dezelfde organisatie aan één collectie worden toegewezen. Het veld Collection kan vervolgens worden gebruikt als filter voor zoeken en browsen.
  • Het Data Station Archaeology heeft een sectie voor ‘Archaeology-Specific Metadata‘. In deze sectie kunnen verschillende metadatavelden worden gebruikt om passende gestandaardiseerde termen uit de Nederlandse vocabulaire Archeologisch Basisregister ( ABR+) toe te voegen.
  • Neem indien mogelijk de coördinaten van de locatie waar het onderzoek is uitgevoerd op als centraal Spatial Point, of gebruik de coördinaten van de uiterste grenzen voor een Spatial Box dat het hele gebied dekt. Als referentiesysteem kun je het Rijksdriehoekstelsel (RD) of Breedtegraad/Lengtegraad (Latitude/Longitude) gebruiken en specificeren. Door coördinaten in de metadata te hebben is het mogelijk om de dataset op kaartweergaven te laten weergeven en op locatie te zoeken naar datasets.
  • Het metadataveld ‘Publisher’ moet standaard DANS zijn voor datasets die nieuw via DANS worden gedeponeerd. In het geval van digitale herpublicatie van datasets die eerder zijn gepubliceerd, moet de uitgever worden ingesteld op de uitgever van de oorspronkelijke publicatie.
  • Verwijs in het veld ‘Relatie’ naar een gerelateerde dataset, publicatie of tijdschriftartikel, bij voorkeur met behulp van de DOI. Indien het artikel nog niet is gepubliceerd, vermeld dit dan achter de titel. Geef in het veld ‘Beschrijving’ aan wanneer en waar het artikel naar verwachting zal verschijnen. Specificeer het relatietype met behulp van een van de typeringen die in deze lijst worden beschreven:
  1. Relation: Gebruik deze typering als het relatietype niet kan worden beschreven met een van de andere beschikbare typeringen.
  2. Conforms to: De huidige dataset voldoet aan een bepaalde standaard.
  3. Has format: De huidige dataset is in wezen hetzelfde als een gerelateerde bron maar in een ander formaat.
  4. Has part: De huidige dataset bevat een gerelateerde bron.
  5. References: De huidige dataset verwijst naar, of citeert, een gerelateerde bron.
  6. Replaces: De huidige dataset vervangt een gerelateerde dataset.
  7. Requires: De huidige dataset heeft een gerelateerde bron nodig om de eigen functie, uitlevering of samenhang te ondersteunen.
  8. Has version: Er bestaat een gerelateerde dataset die een versie, editie of aanpassing is van de huidige dataset.
  9. Is format of: Er bestaat een gerelateerde bron die in wezen hetzelfde is als de huidige dataset maar in een ander formaat.
  10. Is part of: De huidige dataset is opgenomen in een gerelateerde bron.
  11. Is referenced by: Er bestaat een gerelateerde bron die naar de huidige dataset verwijst.
  12. Is replaced by: De huidige dataset wordt vervangen door een gerelateerde dataset.
  13. Is required by: Er bestaat een gerelateerde bron die de huidige dataset nodig heeft om de functie, uitlevering of samenhang van die bron te ondersteunen.
  14. Is version of: De huidige dataset is een versie, editie of aanpassing van een gerelateerde dataset.

5. Toegangscategorie en licentie
Bij het deponeren van een dataset staat deze standaard op Open Access met de CC0 1.0 licentie.

Om een ​​andere licentie te selecteren ga je, na het opslaan van je dataset metadata, naar het tabblad ‘Terms’. Selecteer op dit tabblad ‘Edit Terms Requirements‘. Je hebt dan de mogelijkheid om een ​​andere licentie te selecteren uit een menu met verschillende beschikbare gebruikerslicenties waaronder CC BY 4.0. DANS raadt het gebruik van CC-BY-4.0 aan omdat deze licentie het auteursrecht op de dataset behoudt, maar de gebruiker in staat stelt de dataset te delen en te bewerken. Er moet een attributie worden opgenomen en de gebruiker moet aangeven of hij de dataset heeft gewijzigd.

Als alternatief kun je een andere licentie selecteren om andere maatregelen te nemen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens.

Bij Restricted Access is het gebruik van de dataset altijd onderworpen aan de DANS-licentie. Als jouw dataset persoonsgegevens bevat, kun je alleen Restricted Access toepassen op jouw dataset.

De toegangsvoorwaarden gelden voor de databestanden van de dataset. De metadata van de dataset is altijd open toegankelijk en vrij beschikbaar.

Voor elk afzonderlijk bestand dat bij de dataset is geüpload, kun je via ‘File Options’/’Edit Files’ selecteren of de toegang tot het bestand moet worden beperkt. Je kunt deze instelling ook voor meerdere bestanden of voor alle bestanden tegelijk bewerken door de selectievakjes voor de bestanden te gebruiken. Nadat je hebt gekozen om de toegang te beperken, moet je het vakje ‘Enable access request’ aanvinken zodat gebruikers de gegevens met jouw voorafgaande toestemming kunnen bekijken en downloaden.

Houd er rekening mee dat het voor een dataset niet mogelijk is om bepaalde bestanden met Restricted Access te hebben waarvoor toegangsverzoeken zijn ingeschakeld, evenals andere bestanden met Restricted Access waarvoor toegangsverzoeken zijn uitgeschakeld. Zodra je toegangsverzoeken inschakelt voor zelfs maar één bestand met Restricted Access wordt deze optie automatisch ingesteld voor alle bestanden met Restricted Access in alle versies van de dataset.

Als je een embargo op de bestanden wilt instellen, kun je dit voor elk afzonderlijk bestand aangeven via ‘File Options’/’Edit Files’. Je kunt deze instelling ook voor meerdere bestanden of voor alle bestanden tegelijk bewerken door de selectievakjes voor de bestanden te gebruiken. Een embargo voor de gehele dataset kan ook worden gespecificeerd in het metadata veld ‘Distribution Date’.

Wijzigingen in licenties of toegangsvoorwaarden kunnen door de deposant of door DANS vrijelijk worden gewijzigd. Bij wijzigingen wordt een nieuwe versie van de dataset gemaakt en wordt de wijziging geregistreerd. Deposanten die toegangsbeperkingen eisen tot bestanden in datasets die voorheen openlijk beschikbaar waren, dienen contact op te nemen met DANS om ervoor te zorgen dat ook eerdere versies adequaat worden aangepakt.

6. Bestanden uploaden
Meerdere bestanden kunnen worden geüpload in één .zip of .tar (andere vormen van bestandscompressie zoals ‘.rar’ of .7z worden niet door DANS ondersteund). Een grote dataset kan worden opgedeeld in meerdere .zip of .tar bestanden. Let op: een .zip-bestand binnen een ander .zip-bestand wordt niet ondersteund.

Bestanden tot 2 GB kun je eenvoudig uploaden. Als de data groter is dan 2 GB, neem dan contact op met een datamanager van DANS.

Elke gebruiker mag tot 50 GB aan data deponeren. Als je dit wilt overschrijden, neem dan contact op met DANS. Bij grotere deponeringen kunnen kosten worden berekend, zie https://dans.knaw.nl/nl/tariefinformatie/. DANS behoudt zich het recht voor om de gebruiker in rekening te brengen bij overschrijding van de limiet per account.

7. Dien de dataset in voor beoordeling
Accepteer de Licentieovereenkomst (Licence Agreement) en stuur de dataset vervolgens naar DANS met de knop ‘submit‘. Je ontvangt een e-mail met de licentieovereenkomst en de persistent identifier van de dataset. Let op: je kunt de dataset niet meer zelf wijzigen. Mochten er toch nog wijzigingen nodig zijn, neem dan contact op met een datamanager bij DANS.

Als de indiening mislukt, is het mogelijk dat een verplicht veld niet is ingevuld. Het systeem geeft het betreffende veld aan. Klik nogmaals op verzenden wanneer je dit veld alsnog hebt ingevuld.

8. Publicatie door DANS
DANS controleert en verwerkt de dataset en publiceert deze met inachtneming van de aangegeven toegangscategorie en gebruiksvoorwaarden. De persistent identifier wordt geactiveerd en je gegevens worden permanent gearchiveerd en toegankelijk voor anderen, volgens internationale certificeringsrichtlijnen. Het provenance- en dataverwerkingsdocument geeft meer informatie over hoe DANS de toegankelijkheid en leesbaarheid van datasets waarborgt. Het preserveringsplan beschrijft de principes die DANS toepast bij het duurzaam bewaren van digitale onderzoeksdata.

De volgende aspecten worden beschreven:

  • De gekozen aanpak voor het duurzaam archiveren van data, die deels teruggaat op de eerste datasets in het Steinmetz-archief (opgericht in 1964 en overgenomen door DANS in 2005).
  • De authenticiteit van de gegevens.
  • De verschillende stappen in het archiveringsproces, zoals het deponeren, duurzaam en veilig opslaan en beschikbaar stellen van gegevens, allemaal volgens het internationale referentiemodel voor een open archiefinformatiesysteem.

Na publicatie is het niet meer mogelijk om wijzigingen aan te brengen in de dataset omdat deze kan worden gebruikt en gerefereerd door andere onderzoekers die de garantie moeten hebben dat de bron hetzelfde blijft als op het moment van hergebruik. Het is mogelijk om een ​​nieuwe versie van de dataset te maken, die dezelfde PID behoudt. Mocht een nieuwe versie van een dataset echter zodanig worden gewijzigd dat eerder afgeleide resultaten niet meer kunnen worden verkregen dan dient de nieuwe versie als een nieuwe dataset te worden gedeponeerd, waarbij kan worden verwezen naar de eerdere dataset in het metadata veld ‘Relation’.

 

 

© DANS. R.5.3 Versie 1.0, 20 juni 2022