Na het deponeren van data

Hier vind je belangrijke aandachtspunten nadat je data hebt gedeponeerd in onze Data Stations.

Curatie door DANS

Als je je dataset bij DANS indient voor publicatie wordt de dataset door het Data Processing team  gereviewd volgens onze data processing handleiding.

Onderdeel van het curatieproces is het omzetten van bestanden naar duurzame formaten die voldoen aan onze richtlijnen voor bestandsformaten. Dit kan bijvoorbeeld het omzetten van tekstdocumenten naar PDF/A zijn die we vervolgens bij (een nieuwe versie van) de dataset uploaden. 

Tabulaire data
Een transformatie die door Dataverse – de software van de Data Stations – automatisch wordt uitgevoerd is de transformatie van tabulaire bestanden. Tijdens het uploaden van bestanden wordt een tabulair data bestand – zoals een SPSS-bestand of ander statistisch bestand, omgezet naar een TAB-bestand. Wanneer een gebruiker het bestand mag downloaden, kan die kiezen of die het originele bestand of het TAB-bestand wil downloaden. Belangrijk is dat de transformatie ook informatie uit de dataset haalt over de variabelen die beschikbaar zijn in het tabulaire bestand en – indien het bestand openbaar beschikbaar is – de variabele namen, labels en samenvattende statistieken weergeeft in de DDI-metadata-export. Dit maakt het gemakkelijker om de dataset en de gerelateerde variabelen te vinden in het Data Station. Ook wordt bij datasets met tabulaire bestanden een Universal Numeric Fingerprint (UNF) opgenomen in de citatie. Een UNF is een cryptografische hash of handtekening die gebruikt kan worden om een versienummer van een dataset eenduidig te identificeren.

Zodra de dataset is geaccepteerd, gecureerd en gepubliceerd in het Data Station kun je de dataset bekijken, een update indienen, en toegangsverzoeken afhandelen wanneer je bestanden met toegangsbeperkingen hebt gepubliceerd.

Overzicht datasets

Als je inlogt in een Data Station kun je je gebruikersprofiel bekijken (bovenaan de pagina, rechts). Daar vind je:

• Een lijst met je datasets bij ‘My data’.
• Een overzicht van alle notificaties van het systeem die per mail verzonden zijn bij ‘Notifications’.
• Informatie over je account.

Je dataset wijzigen na publicatie 

Je kunt de metadata en toegangscategorie van je dataset aanpassen, en bestanden wijzigen of toevoegen. Wijzigingen leiden altijd tot het aanmaken van een nieuwe versie van de dataset en elke nieuwe versie moet worden ingediend bij DANS zodat wij het kunnen publiceren. 

Je kan je dataset op verschillende manieren aanpassen. Rechtsboven op de pagina van de dataset, onder ‘Edit Dataset’, vindt je opties om de metadata, terms en toegangsvoorwaarden te bewerken en nieuwe bestanden toe te voegen. Om bestanden te bewerken, kun je ook de optie ‘Edit files’ naast de lijst met bestanden gebruiken, of je kunt de ‘File Options’ (de drie puntjes) naast elk bestand in de lijst gebruiken.

Metadata wijzigen 
Het zou kunnen dat je de metadata van je dataset wilt wijzigen, bijvoorbeeld om een verwijzing naar een nieuwe publicatie waarin de dataset is gebruikt op te nemen. Je kan de metadata wijzigen door naar de dataset-pagina te gaan en vervolgens ‘Edit Dataset’ en dan ‘Metadata’ te selecteren. Ook kun je de knop ‘Add + Edit Metadata’ op het tabblad ‘Metadata’ gebruiken. 

Als je de metadata van bestanden wilt wijzigen, kun je het bestand selecteren en de ‘Edit files’ knop gebruiken. Je kunt ook de ‘File Options’ (de drie puntjes) knop naast het bestand gebruiken. 

Wijzigingen van de metadata leiden altijd tot een nieuwe versie van de dataset (bijvoorbeeld van versie x.0 naar versie x.1). Nieuwe versies moeten worden ingediend bij DANS voor publicatie.

Verwijderen, vervangen en toevoegen van bestanden
Als je een bestand wilt verwijderen kun je het bestand selecteren en de ‘Edit files’ knop gebruiken. Je kunt ook de ‘File Options’ (de drie puntjes) knop naast het bestand gebruiken. 

Als je een bestaand bestand wil vervangen, kun je de ‘File Options’ (de drie puntjes) naast het bestand gebruiken en ‘Replace’ selecteren. 

Als je nieuwe bestanden wil toevoegen, kun je de knop ‘Upload Files’ bovenaan de lijst met bestanden gebruiken. 

Houd er rekening mee dat als je een nieuw bestand toevoegt die restricted access moet zijn of als je een nieuwe versie van een restricted access bestand uploadt, het nieuwe bestand niet automatisch als restricted wordt ingesteld. Voor nieuw geüploade bestanden moet je opnieuw de juiste beperkingen instellen.

Wijzigingen in de bestanden leiden altijd tot een nieuwe versie van de dataset  (bijvoorbeeld van versie 1.0 naar versie 2.0). Nieuwe versies moeten worden ingediend bij DANS voor publicatie.

Toegangscategorie veranderen
Je kunt de toegangscategorie, licentie en embargo van een gepubliceerde dataset en de bestanden wijzigen.

Als je de licentie of terms wilt veranderen, kun je rechtsboven naar ‘Edit Dataset’ gaan en vervolgens ‘Terms’ selecteren. Je kan ook naar het tabblad ‘Terms’ navigeren en vervolgens ‘Edit Terms Requirements’ kiezen. Wijzigen naar een meer open licentie is altijd toegestaan. Als je echter wilt overstappen naar een meer restrictieve licentie, neem dan contact op met DANS. Wij zullen de situatie dan evalueren. 

De toegangscategorie voor elk bestand kan worden gewijzigd via de ‘File Options’ (de drie puntjes) naast elk afzonderlijk bestand in de lijst, of via ‘Edit Files’ als je in één keer wijzigingen wilt aanbrengen voor een selectie bestanden. Je kunt op dezelfde manier ook de Embargo- en Retention-data aanpassen. Net als bij de licentie zijn wijzigingen naar een meer open categorie altijd toegestaan. Als je echter de toegang tot eerder geopende bestanden wilt beperken, neem dan  contact op met DANS om de reden voor deze wijziging te bespreken.

Wanneer er een wettelijke reden is om de dataset te verwijderen of de toegang tot de dataset te beperken, is het mogelijk om jouw dataset, of een versie ervan, op Deaccessioned te zetten. Indien je (een versie van) jouw dataset onbereikbaar wilt maken, neem dan contact op met DANS. Bij een Deaccessioned dataset blijft de DOI actief en informeert de landingspagina gebruikers dat de dataset niet meer beschikbaar is, met vermelding van de reden.

Een nieuwe versie indienen bij DANS
Nadat je wijzigingen in jouw dataset hebt gemaakt, moet je de nieuwe versie indienen bij DANS via de knop ‘Submit for Review’. Een datamanager van DANS beoordeelt vervolgens de wijzigingen voordat de nieuwe versie van jouw dataset wordt gepubliceerd. Pas daarna is de nieuwe versie zichtbaar voor gebruikers van het Data Station. Zoals hierboven beschreven, leidt elke bewerking tot een nieuwe versie van de dataset. De DOI van de dataset blijft hetzelfde, maar het versienummer wordt vermeld als onderdeel van de citatie van de dataset bovenaan de pagina. 

Op het tabblad ‘Versions’ worden alle versies van de dataset weergegeven met gedetailleerde informatie over de verschillen tussen de versies. Houd er rekening mee dat eerdere versies toegankelijk blijven voor andere gebruikers. Als je een eerdere versie ontoegankelijk wilt maken, neem dan contact op met DANS. Wij kunnen dan ervoor zorgen dat de eerdere versie(s) op Deaccessioned gezet worden (zie boven).

Beoordelen van toegangsaanvragen 

Als je dataset een of meerdere ‘restricted’ bestanden bevat en je hebt de mogelijkheid voor ‘Access Requests’ aangevinkt, dan ontvang je een e-mail en notificatie van het systeem zodra een gebruiker toegang vraagt om de bestanden te downloaden. 

De e-mail en de notificatie bevatten het e-mailadres  van de aanvrager. In het bericht staat ook een link naar het Data Station waar je het verzoek om toegang tot de data kunt inwilligen of afwijzen.

Je kan ook alle verzoeken voor jouw dataset bekijken door naar de pagina van de dataset te gaan en vervolgens “Edit Dataset” > “Permissions” > ”File” te selecteren.

Wanneer je een verzoek beoordeeld, kun je kiezen uit twee acties:

1. Toegang verlenen (‘Grant access’): gebruik deze knop als je de aanvrager toegang wilt geven tot jouw data.
2. Toegang weigeren (‘Reject access’): gebruik deze knop als je weigert toegang te verlenen tot jouw data.

Je kunt selecteren voor welke bestanden je de toegang verleent of weigert. Je kunt ook alle bestanden selecteren om met één actie toegang tot de gehele dataset te verlenen of te weigeren. Nadat een gebruiker toegang heeft gekregen tot een bestand, heeft diegene toegang tot alle versies van dat bestand.

Indien je toegang verleent is de gekozen licentie voor je dataset automatisch van toepassing. Voor bestanden met een toegangsbeperking zou dit altijd de DANS Licentie moeten zijn. 

Wanneer je een toegangsverzoek ontvangt, dien je die zo snel mogelijk te beoordelen. Het is belangrijk dat je een stabiel e-mailadres gebruikt voor jouw account in het Data Station en dat je dit regelmatig bekijkt, zodat toegangsverzoeken snel kunnen worden beoordeeld. 

We raden aan jouw toegangsprocedures en beoordelingscriteria vast te leggen in een Data Access Protocol, bijvoorbeeld met behulp van dit template. Bij voorkeur wordt het Data Access Protocol als open access bestand toegevoegd aan jouw dataset, zodat iedereen kan zien onder welke voorwaarden toegang tot de data wordt verleend. Meer informatie over het publiceren van restricted access data vind je in deze speciale handleiding [in het Engels]. 

Datasets citeren

We vragen je om jouw dataset te citeren conform de Joint Declaration of Data Citation Principles.

Het is mogelijk om de citatie direct in Endnote-, RIS- of BibTeX-formaat te downloaden. Om het citeren van datasets makkelijk te maken, raden we aan om de citatie uit het blok bovenaan de dataset-pagina te kopiëren. In sommige gevallen bevat de citatie aan het einde een Universal Numeric Fingerprint (UNF) wanneer een dataset tabulaire data bevat (zie boven). Je kan dit UNF-nummer samen met de versie vermelden wanneer je de dataset citeert. 

Een citatie van een dataset moet altijd de volgende elementen bevatten:

• Auteur: De naam of namen en/of organisatie van degene(n) die de dataset hebben geproduceerd;
• Jaar: Het jaar waarin de dataset is gepubliceerd;
• Titel: De titel van de dataset;
• PID: De persistent identifier (DOI) van de dataset als volledige URL;
• Uitgever: De naam van de repository waarin de dataset is opgeslagen: het DANS Data Station;
• Versie: Indien van toepassing, het versienummer van de dataset.

Voorbeeld:

P.K. Doorn; L.S. Bommeljé; J.A.C. Vroom; H. van Wijngaarden; Y.B. Bommeljé, 1990, “The Aetolian Studies Project”, https://doi.org/10.17026/dans-xxu-6utq, DANS Data Station Archaeology, V2

Als je meer wilt weten over het citeren van data, kun je in deze gids praktische aanbevelingen vinden (in het Engels) van CESSDA, het Consortium of Social Science Data Archives.

Vertel ons over hergebruik

De missie van DANS is het faciliteren van hergebruik van data en we horen graag waar de datasets uit onze Data Stations worden gebruikt. 

Als je een publicatie of project kent dat gebaseerd is op data uit onze Data Stations, neem dan contact met ons op. Wij zullen er dan voor zorgen dat gerelateerde publicaties of andere informatie worden opgenomen in de metadata van de betreffende dataset. Voor jouw eigen dataset kun je ook zelf gerelateerde datasets of publicaties toevoegen aan de metadata door de metadata te wijzigen (zie boven). 

© DANS. R.5.3 Versie 1.4, 27 augustus 2025