Privacyverklaring

DANS vindt privacy belangrijk. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens DANS verzamelt, hoe deze worden verwerkt en voor welk doel.

DANS
DANS is een instituut van KNAW en NWO en valt onder de rechtspersoon van de KNAW.

Privacybeleid
DANS is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid bij het verwerken van persoonsgegevens. DANS wil dat één ieder van wie persoonsgegevens door DANS wordt verwerkt erop kan vertrouwen dat dit op een zorgvuldige en rechtmatige wijze geschiedt. DANS verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daaruit voortvloeiende privacyregels.

Welke persoonsgegevens legt DANS in basis vast?
DANS verwerkt persoonsgegevens alleen op het moment dat dit noodzakelijk is voor een specifiek doel. Het doel bepaalt welke persoonsgegevens moeten worden verwerkt en daarvoor zal niet meer dan noodzakelijk worden gevraagd. Afhankelijk van het doel kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt: naam, adres, woonplaats en e-mailadres. Een tabel met de verwerkte persoonsgegevens voor de DANS diensten is hieronder opgenomen.

Op basis van welke grondslag verwerkt DANS persoonsgegevens?
DANS verwerkt persoonsgegevens alleen indien sprake is van een rechtmatige grondslag. Afhankelijk van het doel worden de persoonsgegevens verwerkt omdat:

  • Je hier toestemming voor geeft.
  • Het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die met je is gesloten.
  • Het noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.
  • Het noodzakelijk is om je vitale belangen te beschermen.
  • Het een taak van algemeen belang betreft.
  • DANS er een gerechtvaardigd belang bij heeft.

Indien DANS persoonsgegevens verwerkt op basis van een gegeven toestemming, heb je altijd de mogelijkheid de toestemming weer in te trekken. DANS zal vanaf dat moment geen persoonsgegevens meer van jou verwerken.

Doeleinden
DANS verwerkt één of meer persoonsgegevens  voor de volgende doeleinden (afhankelijk van welke activiteiten op jou van toepassing zijn):

  • Om je gebruik te laten maken van DANS datadiensten – details zijn hieronder opgenomen.
  • Om je (online) training en evenementen te bieden.
  • Om je nieuwsbrieven te sturen, via e-mail en/of post.
  • Om jouw vragen te beantwoorden of je informatie te geven via social media, e-mail, post of telefonisch.
  • Om academische informatie uit te wisselen.
  • Om aan financiële verplichtingen te kunnen voldoen.
  • Om de DANS websites te verbeteren en te beschermen.

 

Beveiliging van persoonsgegevens
DANS beveiligt jouw persoonsgegevens om misbruik en ongeautoriseerde toegang tot deze persoonsgegevens te voorkomen.

Bewaartermijn van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden in beginsel niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld. In gevallen waar sprake is van archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden kunnen persoonsgegevens voor een langere periode worden opgeslagen. Indien hier sprake van is, zal DANS conform de AVG passende technische en organisatorische maatregelen treffen om je rechten te beschermen.

Verstrekking aan derden
DANS verstrekt persoonsgegevens alleen aan derden indien hiertoe een wettelijke verplichting of grondslag, zoals bedoeld in artikel 6 AVG, voor aanwezig is. 

Op het moment dat DANS jouw gegevens aan een derde verstrekt, waarborgt DANS jouw privacyrechten. Onder andere door een verwerkersovereenkomst af te sluiten waarin afspraken worden gemaakt hoe met jouw persoonsgegevens om moet worden gegaan.

DANS maakt standaard gebruik van (sub)verwerkers voor de DANS-diensten, voor online training en evenementen, voor het versturen van nieuwsbrieven, voor communicatie en ondersteuning, en voor de bescherming van websites.

Websites van derden
Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met DANS-websites zijn verbonden. DANS adviseert het privacybeleid van de websites van deze derden goed door te nemen.

Uitoefening van jouw privacyrechten
Ter uitoefening van jouw privacyrechten kun je een verzoek indienen bij DANS:

  • Recht op inzage van je persoonsgegevens.
  • Recht op rectificatie en/of aanvulling van je persoonsgegevens.
  • Recht op het laten verwijderen van je persoonsgegevens.
  • Recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens.
  • Recht op gegevensoverdraagbaarheid.
  • Recht van bezwaar.
  • Recht om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit.

Als jouw persoonsgegevens worden verwerkt met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden stelt de wet beperkingen aan onder meer recht op inzage, rectificatie, beperking van de verwerking en recht op bezwaar. Aanvullend is bij verwerkingen met het oog op archivering in het algemeen belang ook het recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens beperkt. Daarnaast gaat voor DANS de meldplicht aan betrokkenen binnen deze context niet zonder meer op.

Functionaris voor gegevensbescherming
Voor vragen en/of klachten over de waarborging van je privacy binnen DANS kun je contact opnemen met onze privacy-coördinator via dit telefoonnummer of dit e-mailadres of met de functionaris voor gegevensbescherming van de KNAW via e-mailadres.

Autoriteit Persoonsgegevens
DANS zoekt samen met jou en de KNAW naar een oplossing wanneer je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Als dit niet tot een gewenst resultaat leidt, dan heb je op grond van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

DANS datadiensten
Data Stations
 Definitie DANS Data Station is een repository waarin je wetenschappelijke datasets kunt deponeren en/of downloaden.
Account Persoonsgegevens worden verwerkt om een account aan te maken. Dit account geeft na inloggen toegang tot de faciliteiten van de Data Stations. Dit betreft onder meer het indienen van access requests en het indienen van datasets voor review.
Access Requests Wanneer een access request wordt ingediend, worden je accountgegevens getoond aan de deposant. Dit is nodig zodat de deposant inzicht heeft in wie je bent om op die manier een zorgvuldige afweging te kunnen maken over het verlenen van toegang.
Publiceren dataset Wanneer DANS je dataset publiceert, worden je voor- en achternaam publiekelijk gepubliceerd als metadata van die dataset.
Overeenkomst Met het aanmaken van een account wordt de Terms of Use geaccordeerd.
Persoonsgegevens voor wetenschappelijke verantwoording van de dataset Dit zijn persoonsgegevens die nodig zijn voor de wetenschappelijke verantwoording van een dataset, waaronder titel, naam, affiliate en contactgegevens van de auteur van de dataset, van auteurs van bronnen geciteerd in de dataset, van andere die hebben bijgedragen aan de dataset en van rechthebbende met betrekking tot de data in de dataset. DANS is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze persoonsgegevens.
Persoonsgegevens in onderzoeksdata

De instellingen, of individuele onderzoekers, die deze onderzoeksdata met persoonsgegevens bij DANS onderbrengen zijn verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG. DANS is daarbij verwerker. De instellingen of onderzoekers zijn daarmee ook verantwoordelijk voor de mate waarin deze gegevens toegankelijk zijn. Zijn jouw persoonsgegevens deel van de onderzoeksdata van een dataset? Hiervoor verwijzen wij door naar de betreffende instelling of onderzoeker voor meer informatie en voor het uitoefenen van jouw privacyrechten. Neem contact op met DANS indien je de verwerkingsverantwoordelijke niet kunt bereiken.

Conform de Terms of Use kan DANS in bepaalde situaties verwerkingsverantwoordelijke worden voor deze persoonsgegevens. Dit is met name aan de orde wanneer er geen – vervangende – deposant voor de data beschikbaar is. In die gevallen is DANS bij de dataset opgegeven als deposant. Neem contact op met DANS voor meer informatie en voor het uitoefenen van jouw privacyrechten. 
EASY
 Definitie EASY is het voormalige online archiefsysteem van DANS.
Account Persoonsgegevens worden verwerkt om een account aan te maken waarmee gebruik kan worden gemaakt van de faciliteiten van EASY waarvoor inloggen nodig is. Dit betreft onder meer het indienen van permission requests en het deponeren van datasets.
Permission requests Wanneer je een permission request indient worden je accountgegevens getoond aan de deposant. Dit is nodig zodat de deposant inzicht heeft in wie je bent om op die manier een zorgvuldige afweging te kunnen maken over het verlenen van toegang.
Download logs Alleen na akkoord worden je initialen, achternaam, functie en organisatie voor andere ingelogde gebruikers zichtbaar gemaakt via het loggedeelte van de dataset wanneer je een dataset hebt gedownload waarvoor je moest inloggen. Hierbij is zichtbaar op welke datum de bestanden zijn gedownload en om hoeveel bestanden dit ging. De deposant kan inzien om welke bestanden het precies gaat.
Nieuwsbrief Onze nieuwsbrief wordt toegestuurd wanneer je daar toestemming voor hebt gegeven.
Overeenkomst Met het aanmaken van een account wordt de EASY General Terms and Conditions of Use geaccordeerd.
Persoonsgegevens voor wetenschappelijke verantwoording van de dataset Dit zijn persoonsgegevens die nodig zijn voor de wetenschappelijke verantwoording van een dataset, waaronder titel, naam, affiliate en contactgegevens van de auteur van de dataset, van auteurs van bronnen geciteerd in de dataset, van andere die hebben bijgedragen aan de dataset en van rechthebbende met betrekking tot de data in de dataset. DANS is de verwerkingsverantwoordelijke voor deze persoonsgegevens.
Gegevens in onderzoeksdata

Dit zijn persoonsgegevens van derden die vanuit onderzoeksdoeleinden zijn opgenomen in een dataset. De instellingen, of individuele onderzoekers, die deze onderzoeksdata met persoonsgegevens bij DANS onderbrengen zijn verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG. DANS is daarbij verwerker. De instellingen of onderzoekers zijn daarmee ook verantwoordelijk voor de mate waarin deze gegevens toegankelijk zijn. Zijn jouw persoonsgegevens deel van de onderzoeksdata van een dataset? Hiervoor verwijzen wij door naar de betreffende instelling of onderzoeker voor meer informatie en voor het uitoefenen van jouw privacyrechten.

DANS sluit met partijen die persoonsgegevens in onderzoeksdata onderbrengen een verwerkersovereenkomst. DANS werkt er aan om dit ook met terugwerkende kracht te doen. Gezien het grote aantal datasets dat DANS inmiddels beheert en de beperkte mate waarin DANS inzicht heeft in de aanwezigheid van persoonsgegevens hierin, kan DANS dit mogelijk niet realiseren voor elke dataset gedeponeerd voor 1 januari 2023.
DataverseNL
 Definitie DataverseNL is een netwerk van data repositories dat gebruikmaakt van de Dataverse-software ontwikkeld door de Universiteit van Harvard (VS). DataverseNL wordt gezamenlijk aangeboden door de deelnemende instellingen en DANS. Sinds 2014 beheert DANS het netwerk; het beheer van de data in de lokale repositories ligt in de handen van de instellingen.
Account (Persoons)gegevens worden verwerkt zodat je gebruik kunt maken van de faciliteiten van DataverseNL waarvoor inloggen nodig is. Dit betreft onder meer het indienen van access requests and het het aanmaken, beheren en publiceren van dataverses en/of datasets.
Access Requests Wanneer je een access request indient worden je accountgegevens getoond aan de deposant. Het is mogelijk dat je vooraf een guestbook moet invullen. Dit is nodig zodat de beheerder of deposant inzicht heeft in wie je bent om op die manier een zorgvuldige afweging te kunnen maken over het verlenen van toegang.
Guestbook Wanneer je bestanden wilt downloaden (met of zonder account) is het mogelijk dat je vooraf een Guestbook moet invullen. Je gegevens kunnen worden getoond aan de beheerder en/of deposant van de betreffende dataset. Dit is nodig zodat de beheerder of deposant inzicht heeft in wie je bent om op die manier een zorgvuldige afweging te kunnen maken over het verlenen van toegang.
Publiceren dataset Wanneer je een dataset publiceert, worden je voor- en achternaam publiekelijk gepubliceerd als metadata van die dataset.
Overeenkomst Met het aanmaken van een account ga je akkoord met de DataverseNL General Terms of Use.
Gegevens in onderzoeksdata Dit zijn persoonsgegevens van derden die vanuit onderzoeksdoeleinden zijn opgenomen in een dataset. De instellingen of individuele onderzoekers, die deze onderzoeksdata met persoonsgegevens bij DANS onderbrengen, zijn verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG. DANS is daarbij verwerker. De instellingen of onderzoekers zijn daarmee ook verantwoordelijk voor de mate waarin deze gegevens toegankelijk zijn. Zijn jouw persoonsgegevens deel van de onderzoeksdata van een dataset?Hiervoor verwijzen wij door naar de betreffende instelling of onderzoeker voor meer informatie en voor het uitoefenen van jouw privacyrechten.

Meer informatie over gebruik van persoonsgegevens in systemen en applicaties vind je hier.

Wijzigingen in deze privacyverklaring
DANS kan deze privacyverklaring wijzigen. Wijzigingen zullen op de website van DANS worden gepubliceerd. Doorgevoerde wijzigingen in deze privacyverklaring zullen nooit in strijd zijn met de AVG en de daaruit voortvloeiende privacyregels.

Contactgegevens
De contactgegevens van DANS staan op deze webpagina.

Inwerkingtreding
Deze privacyverklaring is in werking getreden op 22 september 2023.