Aan de workshop namen 17 vertegenwoordigers van de tien repositories die zijn geselecteerd voor het FAIRsFAIR Certification Support initiatief deel. Voorafgaand aan de workshop heeft FAIRsFAIR een werkblad voor de planning van het conserveringsbeleid met de deelnemers gedeeld. Het doel van de sessie was om de voortgang van relevante beleidsonderdelen te markeren en de repositories te helpen bij het structureren en plannen van hun conserveringsbeleid.
Beleidsvoorbeelden
Tijdens de workshop presenteerden Ilona von Stein (DANS) en Herve L’Hours (UK Data Archive) het conserveringsbeleid van hun organisaties. De deelnemers kregen gedurende de hele workshop ruimschoots de gelegenheid om vragen te stellen en hun ervaringen te delen. Ze waren zeer actief in de, door het support team gefaciliteerde, breakout sessies.
Over het algemeen hebben alle tien repositories een goed begrip van conservering. Terwijl een aantal van hen nog maar net begonnen zijn met het ontwikkelen van hun conserveringsbeleid, zijn enkelen al in een vergevorderd stadium en zullen hun beleid klaar hebben in het tweede kwartaal van 2021.
Uitdagingen en oplossingen
De meest voorkomende problemen bij de ontwikkeling van een conserveringsbeleid bij alle repositories hebben te maken met financiering, de reikwijdte van de gegevensverzameling en het voldoen aan de specifieke behoeften van de verschillende Designated Community’s van de repository. Sommige repositories worstelen ook met het koppelen van CoreTrustSeal bewijsverwachtingen aan de huidige documentatie voor het dagelijkse werk.
Om de verschillende uitdagingen voor langetermijnbewaring te overwinnen, deelden de deelnemers enkele oplossingen. Zij benadrukten de noodzaak om steun op te bouwen bij het senior management en een geformaliseerd beleid voor conservering te ontwikkelen. Naast het ontwikkelen van interne expertise of het inhuren van deskundigen op het gebied van het conserveringsbeleid, benadrukten zij het belang van vooruit plannen en leren van andere relevante initiatieven.
Volgende stappen
In het vroege voorjaar zullen de deelnemende repositories hun definitieve aanvragen indienen bij de CoreTrustSeal Board, een belangrijke mijlpaal op weg naar betrouwbare digitale repositories. Hun aanvragen zullen worden beoordeeld door gekwalificeerde leden van de CoreTrustSeal Assembly of Reviewers. Het FAIRsFAIR ondersteuningsteam zal de repositories blijven ondersteunen op hun weg naar TRUST en FAIR.
Meer informatie
Voor meer informatie over de workshop kunt u contact opnemen met Linas Cepinskas en/of Ilona von Stein.
