#WDPD: Ontwikkelen van definities en beschrijvingen van digitale archieven
Op de Werelddag van de Digitale Duurzaamheid (World Digital Preservation Day) vieren we wereldwijd alles wat met digitale duurzaamheid te maken heeft. Het thema van dit jaar is Preserving Our Digital Content: Celebrating Communities en dat willen wij graag vieren door het belichten van recente gemeenschapsgedreven ontwikkelingen op het gebied van het definiëren en beschrijven van digitale archieven. UK Data Service heeft een blog geschreven voor deze dag in samenwerking met de CoreTrustSeal Board waar DANS ook deel van uitmaakt. In deze post brengen wij deze discussie naar ons eigen publiek met een Nederlandse vertaling, om de internationale en nationale gemeenschappen dichter bij elkaar te brengen.
In 2024 heeft de CoreTrustSeal Board verschillende gerelateerde papers gepubliceerd om de discussie in de gemeenschap te openen rondom de definiëring en beschrijving van digitale archieven. Een van de doelen hiervan is om het duidelijker te maken welke archieven onder de reikwijdte van CoreTrustSeal vallen en welke niet.
Niveaus van curatie en preservering
Niet alle archieven leveren dezelfde niveaus van zorg voor de objecten die bij hen gedeponeerd worden, en zelfs binnen een archief kunnen deze niveaus verschillen voor verschillende objecten. Het is belangrijk om transparant te zijn over welke zorg er wordt gegeven om door je gebruikersbasis en andere betrokkenen gezien te worden als een betrouwbare organisatie. Curatie wordt gedefinieerd als acties die directe impact hebben op de digitale objecten. Preservering wordt gedefinieerd als de verdere stappen die genomen worden om de objecten in de toekomst toegankelijk, bruikbaar en begrijpelijk te houden. Met behulp van input vanuit de gemeenschap zijn de volgende niveaus van zorg gedefinieerd:
- Level Zero. Level Nul. Informatie wordt gedeeld exact zoals het gedeponeerd wordt zonder dat er aandacht wordt gegeven aan het proces van deponeren-opslag-toegang.
- Deposit Compliance. Naleving bij Deponeren. Als het object niet de criteria van het archief naleeft bij het deponeren, wordt er actie ondernomen om dit recht te zetten.
- Initial Curation. Initiële Curatie. Het archief neemt altijd actie om ervoor te zorgen dat de criteria worden nageleefd.
- Active Preservation. Actieve Preservering. Er is op de lange termijn verantwoordelijkheid om actie te ondernemen zodat het object herbruikbaar blijft.
Typen archieven
Vanuit deze niveaus van zorg zijn verschillende typen archief gedefinieerd die ervoor zorgen dat er beter onderscheid gemaakt kan worden tussen digitale archieven en dat de keuze van het juiste archief ook makkelijker wordt gemaakt.
- Retention Only. Alleen retentie. Naast het aanbieden van diensten die de data effectief behouden doet het archief niets.
- Deposit Compliance. Naleving bij Deponeren. Het archief controleert de gedeponeerde materialen op naleving van de criteria (bijv. specifieke bestandsformaten or metadata velden) en wijst mogelijk objecten af die hier niet aan voldoen. Er wordt geen curatie of preservering aangeboden.
- Initial Curation. Initiële Curatie. Het archief cureert zelf de gedeponeerde materialen zodat ze voldoen aan de criteria (bijv. converteren van bestandsformaten, verbeteren van metadata). Er wordt geen verdere preservering aangeboden.
- Active Preservation. Actieve Preservering. Naast de andere niveaus van zorg, biedt dit archief ook de lange-termijn verantwoordelijkheid voor het verzorgen van de data en metadata op een manier waarop deze begrijpelijk en bruikbaar blijven voor de gebruikersgemeenschap.
Alleen archieven van het type Actieve Preservering kunnen CoreTrustSeal verkrijgen.
Metadata eigenschappen
Met deze niveaus van zorg die de archieven aanbieden en de objecten ontvangen, is er gekeken naar welke informatie over het archief en het object er nodig is bij elk niveau. In dit werkdocument wordt deze informatie gepresenteerd in een tabel. Door te identificeren welke metadata hierbij hoort, kunnen er ook verwachtingen gesteld worden over de metadata die de verschillende typen archief presenteren over zichzelf en de objecten in hun bezit. Van deze metadata elementen zijn er een heel aantal gestructureerd of gestandaardiseerd (bijv. datum, tijd, het gebruik van vocabulaires), wat kan bijdragen aan de verdere ontwikkelingen om de evaluatie van betrouwbaarheid meer automatisch te laten verlopen.
Deze papers zijn open voor input uit de gemeenschap. Je kunt deelnemen aan de discussie via de CoreTrustSeal website. De Requirements van CoreTrustSeal worden elke drie jaar geëvalueerd en vernieuwd met input van de gemeenschap. Het zou kunnen dat deze nieuwe niveaus, typen, en metadata verwachtingen opgenomen zullen worden in de volgende versie van de Requirements (2026-2028).
FAIR & Open dataRDM
