Van alle databestanden die beschikbaar zijn in het DANS Data Station SSH is ongeveer 21% gepubliceerd met beperkte toegang: een bestand kan alleen worden geraadpleegd en hergebruikt nadat toestemming is verleend door de data-eigenaar. De mogelijkheid om bestanden met beperkte toegang te publiceren is essentieel om data herbruikbaar te maken die niet open access gedeeld kan worden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer data persoonlijke informatie bevat of wanneer een project een gevoelig onderwerp betreft.
Alle DANS Data Stations en ook DataverseNL bieden de mogelijkheid om bestanden met beperkte toegang te publiceren. DANS heeft hiervoor aanvullende richtlijnen voor depositors opgesteld. Bij het FAIR maken van data met beperkte toegang verdient met name de Toegankelijkheid extra aandacht. Zo is het belangrijk dat bij de data een gedetailleerde beschrijving wordt opgenomen van hoe en onder welke voorwaarden toegang tot de data kan worden verkregen. Aangezien toegang afhankelijk is van de beoordeling van binnenkomende verzoeken, moeten depositors goed nadenken over hun rol in dit proces.
Een veelvoorkomend probleem bij het hergebruiken van data met beperkte toegang is de trage reactie op toegangsverzoeken. Nog problematischer zijn situaties waarin depositors niet langer beschikbaar zijn om verzoeken te behandelen, waardoor de data in de praktijk ontoegankelijk wordt. Om te voorkomen dat gebruikers verzoeken indienen die toch niet gehonoreerd zullen worden, is het cruciaal dat de metadata en documentatie van een dataset duidelijk aangeven onder welke voorwaarden toegang mogelijk is. DANS stimuleert het gebruik van Data Access Protocols, waarin al deze informatie wordt vastgelegd. Toch ontbreekt deze informatie bij veel datasets met beperkte toegang, wat het voor potentiële gebruikers lastig maakt om in te schatten of zij in aanmerking komen voor hergebruik.
Om meer inzicht te krijgen in de voorwaarden die depositors momenteel hanteren voor data met beperkte toegang en in de processen die zij volgen bij het beoordelen van verzoeken, hebben DANS en ODISSEI vorig jaar een kleinschalige enquête uitgevoerd. De resultaten hiervan zijn gepresenteerd tijdens de International Digital Curation Conference (IDCC25) in februari 2025, en het bijbehorende paper is inmiddels gepubliceerd.
In het conferentiepaper, dat open access beschikbaar is via het International Journal of Digital Curation, constateren de auteurs dat er verschillende voorwaarden worden toegepast op datasets met beperkte toegang, maar dat deze voorwaarden vaak niet expliciet in de documentatie zijn opgenomen bij indiening in een repository. Ook blijkt dat gestandaardiseerde procedures voor het beoordelen van verzoeken en het nemen van besluiten hierover vaak ontbreken; beslissingen worden veelal per geval genomen.
Op basis van de resultaten formuleren de auteurs zes aanbevelingen voor data-eigenaren en repositories die kunnen bijdragen aan meer transparantie over toegangsvoorwaarden in de toekomst.
De aanbevelingen omvatten onder meer het opstellen van meer gestandaardiseerde beschrijvingen van toegangsvoorwaarden om de interoperabiliteit te verbeteren, en een sterkere inzet op het beschikbaar maken van data volgens het principe ‘as open as possible‘, met uitgebreide informatie over toegangsvoorwaarden bij datasets met beperkte toegang.
Het conferentiepaper is beschikbaar via: https://doi.org/10.2218/ijdc.v19i1.1048
