Voorafgaand aan het deponeren

De volgende punten zijn van belang voordat je jouw data deponeert:

Terms of Use
Wanneer je een account aanmaakt voor de Data Stations, ga je akkoord met de Terms of Use. Deze voorwaarden hebben betrekking op het algemene gebruik van de Data Stations, zoals het aanvragen en downloaden van datasets, en op het deponeren van datasets. Voordat je data gaat deponeren, raadpleeg het selectiebeleid om na te gaan of jouw dataset voldoet aan de voorwaarden om te worden opgenomen (te worden aanvaard) in onze Data Stations.

 

Persoonsgegevens
Persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn gegevens waarmee een levend persoon geïdentificeerd kan worden, direct of indirect. Bijvoorbeeld via een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of via elementen die kenmerkend zijn voor iemands fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit. Wanneer gegevens anoniem zijn, is er geen sprake van persoonsgegevens. Gepseudonimiseerde gegevens zijn wel persoonsgegevens.

Wanneer je persoonsgegevens in de Data Station onderbrengt:

  • Jij of jouw organisatie is verwerkersverantwoordelijke en DANS is verwerker. Je gaat akkoord met het Processing Addendum door het accepteren van de Terms of Use. Dit is niet van toepassing wanneer het om persoonsgegevens gaat die dienen als verantwoording van jouw dataset(s), zoals de maker, de rechthebbende of citaties.
  • Als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG ben jij of jouw organisatie verantwoordelijk voor de juiste verwerking van persoonsgegevens in jouw dataset. Denk hierbij o.a. aan het anonimiseren en minimaliseren van persoonsgegevens, en het pseudonimiseren en/of versleutelen van persoonsgegevens. Van belang is dat je de sleutel beveiligt en duurzaam elders bewaart.
  • Het is mogelijk nodig om jouw bestanden met persoonsgegevens als restricted te archiveren. Op deze manier kun je de toegang tot deze bestanden beheren  en heb je de mogelijkheid om passende voorwaarden voor hergebruik op te leggen. Als verwerkersverantwoordelijke ben je zelf volledig verantwoordelijk voor passende restricties en gebruiksvoorwaarden.

 

Bestandsformaten
Niet alle bestandsformaten geven zekerheid over de bruikbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van data op de lange termijn. DANS werkt met ‘Preferred Formats’ (voorkeurs bestandsformaten). Meer informatie staat op de webpagina Bestandsformaten. Voor de duurzame archivering kan DANS bestanden naar een voorkeursformaat converteren indien in een ander formaat geleverd. Een gecureerde versie van jouw dataset zal dan als een nieuwe versie worden gepubliceerd.

 

Documentatie en bestanden voorbereiden

  • Welke bestanden deponeer je? Niet alle data hoeven voor de lange termijn bewaard te worden. Meer informatie hierover vind je op de webpagina ‘Onderzoeksgegevens selecteren’ op de website van Research Data Netherlands.
  • Zorg voor de relevante documentatie: hoe zijn de data verzameld en wat houden de variabelen, afkortingen en terminologie in? Denk hierbij aan: codeboeken en de opzet van de dataset.
  • Bevat jouw dataset veel bestanden? Lever dan ook een bestandenlijst aan: een opsomming van de bestandsnamen, een beschrijving van de inhoud van en de mogelijke samenhang tussen de bestanden.
  • Bevat jouw dataset persoonsgegevens?  Let er dan op dat de bestandsnamen geen persoonsgegevens bevatten die niet openbaar mogen zijn. Bestandsnamen zijn namelijk door iedereen te bekijken. 

 

Discipline specifieke aanleverspecificaties
Voor de onderstaande disciplines geldt de volgende aanleverspecificatie:

  • Historische wetenschappen:
    • Beschrijf de (archivalische) bronnen.
    • Beschrijf de gebruikte selectieprocedure.
    • Beschrijf de manier waarop de bronnen zijn gebruikt.
    • Geef referenties op naar de standaarden of classificatiesystemen (zoals HISCO) die zijn gebruikt.
  • Oral History en audiovisuele bronnen:
    • Een transcriptie met metadata van het interview is zeer wenselijk met het oog op hergebruik van de data. DANS heeft samen met de Universiteit van Amsterdam een Metadata Transcriptie Template ontwikkeld die je hiervoor kunt gebruiken.
  • Maatschappij- en gedragswetenschappen:
    • Beschrijf de variable-labels en value-labels.
    • Beschrijf de vragenlijst(en) of andere onderzoeksinstrumenten.
    • Voeg de veldwerkrapportage toe (indien beschikbaar).
    • Voeg een codebook toe: een beschrijving van de variabelen en informatie over de populatie, soort data (units of observation/analysis), steekproef(procedure), (non)respons, methode van data verzamelen, wegingsvariabelen en geconstrueerde en/of afgeleide variabelen.
    • Zorg ervoor dat de taal van de variable-labels en value-labels correspondeert met de taal van de rest van de dataset.
  • Taal- en literatuurwetenschappen:
  • Archeologie:
    • Wil je meer weten over het E-depot voor de Nederlandse archeologie? Kijk dan hier.
    • Wanneer archeologische projecten zijn beschreven met de archeologische pakbon (SIKB0102 standaard) dienen deze projecten bij het ArcheoDepot ingediend te worden. De bestanden van de datasets die bij de Provincies worden gedeponeerd moeten worden aangeleverd in ‘Preferred Formats’.
    • Via het ArcheoDepot worden datasets automatisch vanuit de provincies naar het archief van DANS gestuurd.
    • In de opstartfase van het ArcheoDepot is het ook nog steeds mogelijk je data direct bij DANS aan te leveren indien de provincie nog niet is aangesloten op het ArcheoDepot.
    • Bij uitgebreide datasets moeten gebruikers goed inzicht kunnen krijgen in de inhoud van de diverse bestanden. De handleiding Archeologische Metadata helpt met het opstellen van de benodigde documentatie.
    • Let op het voorkomen van contactgegevens van veldmedewerkers of andere betrokkenen in de documenten, zoals in het overzicht van personeel in het Plan van Aanpak of in de administratieve gegevens van de eindrapportage. Refereer aan het stuk Persoonsgegevens hierboven indien hier persoonlijke contactgegevens tussen staan.

 

Algemene informatie voor de onderzoekspraktijk

 

Tariefinformatie
Kijk voor informatie over tarieven op deze webpagina.

 

© DANS. R.5.2 Versie 1.3, 19 maart 2024