Het FAIRsFAIR ondersteuningsprogramma voor digitale archieven

In het kader van FAIRsFAIR werkpakket 4 (WP4), waarbij we ons concentreren op FAIR-certificering, selecteerden we in 2019 tien digitale archieven uit heel Europa die we begeleiden bij het behalen van hun CoreTrustSeal-certificering. Ze krijgen daartoe financiële ondersteuning, in ruil waarvoor zij ons helpen bij het vertalen van de CoreTrustSeal Requirements naar de FAIR-principes. Uiteindelijk is het doel van ons werkpakket om zogeheten FAIR-Enabling Trusted Digital Repositories (TDRs) te smeden. In goed Nederlands: digitale archieven die de FAIR-principes als standaard zien bij het verwerven, opslaan, en herbruikbaar maken van data.

Laten we dan eens ingaan op hoe dat proces verloopt: hoe ondersteunt FAIRsFAIR de tien betrokken instellingen op hun reis naar “trust and FAIR”?

We kunnen het programma ruwweg in vier fases indelen:

1. september 2019 – april 2020
2. mei 2020 – september 2020
3. oktober 2020 – februari 2021
4. februari 2021 – mei 2021 (afhankelijk van het wel of niet behalen van de CoreTrustSeal-certificering)

Om de archieven door deze fases heen te loodsen, zijn de volgende FAIRsFAIR-projectpartners betrokken bij het ondersteuningsprogramma: DANS (Ilona von Stein, Mustapha Mokrane, Linas Cepinkas en Frans Huigen), UKDA (Hervé L’Hours), UniHB/PANGAEA (Michael Diepenbroek, Tina Dohna en Anusuriya Devaraju), DCC (Kevin Ashley en Patricia Herterich) en CINES (Olivier Rouchon).

In februari 2020 organiseerde DANS een workshop voor betrokken archieven en projectpartners, om elkaar te leren kennen en dieper in te gaan op de materie. Naast het bijwonen van de workshop, hielpen de betrokken archiefinstellingen ons ook met het CoreTrustSeal+FAIR overview, een rapport waarin we uitwerken hoe de CoreTrustSeal Requirements en de FAIR principes aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Meer informatie over die workshop vindt u hier, ook met verwijzing naar trainingsmateriaal van die sessie, dat FAIRsFAIR ter beschikking stelde. Tijdens de workshop gaven we ook inhoudelijk advies voor het zelfevaluatie-traject voor CoreTrustSeal-certificering.

Want dat is wat er in fase 2 is gebeurd: de archieven zijn zelf actief aan de slag gegaan met het vullen van een concept-zelfevaluatie van de CoreTrustSeal-vereisten. Daartoe hebben ze de Extended Guidance van CoreTrustSeal gebruikt als template en zoveel mogelijk informatie en documentatie gevuld, als ware het de definitieve aanvraag. Dat is het echter niet: hun conceptversies worden bekeken en beoordeeld door de betrokken projectpartners, FAIRsFAIR verzorgt een test-review.

Daar zijn we namelijk nu: alle tien de archieven hebben hun concepten aangeleverd, die door de projectpartners in reviewer-teams uitvoerig zijn bekeken en voorzien van commentaar. Dat commentaar is buitengewoon waardevol voor de betrokken instellingen: ze gebruiken het om hun informatie verder aan te scherpen en om ervoor te zorgen dat hun documentatie en bewijsvoering nog beter op orde is. En dat niet alleen, het mes snijdt aan twee kanten: het FAIRsFAIR-project leert ook van hun inbreng in de CoreTrustSeal+FAIR-mapping, en hoe een dergelijk proces van certificeringsondersteuning nóg beter kan worden ingericht.

Op het moment van schrijven van deze blog – begin oktober – krijgen de archieven de kans om 1-op-1 met de FAIRsFAIR-reviewers in gesprek te gaan en van gedachten te wisselen over het concept dat ze hebben geschreven. En het plannen van die 1-op-1-gesprekken is nog best een klus, vertelt Frans Huigen van DANS: “Het nog ingewikkeld, want ik moet ervoor zorgen dat alle tien de instellingen de mogelijkheid krijgen om met hun reviewers te praten. Ieder reviewer-team bestaat uit twee FAIRsFAIR-experts, en ieder team behandelt twee archieven. Aan mij de schone taak om ervoor te zorgen dat er dus geen overlap is voor de betrokkenen; ik heb de hele maand oktober volgepland!”

Na die 1-op-1-gesprekken organiseert FAIRsFAIR een online workshop voor de archieven in november 2020. Tijdens die workshop zullen algemene aandachtspunten de revue passeren. Het mooie aan dit proces is dat het geen eenrichtingsverkeer is: iedereen kan van elkaar leren. Daar zorgen we voor middels bijvoorbeeld het FAIRsFAIR certification forum, een online discussiegroep waar vragen over en weer kunnen worden gesteld. 

In aanloop naar de laatste fase van het programma gebruiken de archieven het commentaar van de beoordelaars om hun concept-zelfevaluaties te verbeteren. Het is de bedoeling – en we lopen nog op schema! – dat ze in februari 2021 hun definitieve versie inleveren bij CoreTrustSeal. Daarbij is dan FAIRsFAIR niet meer betrokken: hun werk zal op dat moment worden beoordeeld door CoreTrustSeal-experts volgens de geldende standaard. Uiteraard staat FAIRsFAIR paraat om de archieven ook in die fase te helpen bij het behalen van CoreTrustSeal-certificering. Later in 2021 rapporteren we over de geleerde lessen van het proces, zodat ook een breder publiek kan leren van het FAIRsFAIR ondersteuningsprogramma voor digitale archieven. Houd dus onze website in de gaten!

Meer informatie

Wil je meer hier meer over weten? Neem dan alsjeblieft contact op met Ilona von Stein (Projectleider van FAIRsFAIR WP4) of Frans Huigen (Repository Engagement Coordinator FAIRsFAIR WP4).