PDF, het ‘Portable Document Format’ dat wordt ontwikkeld door softwaregigant Adobe, kent het subtype PDF/A dat is ontworpen voor duurzaamheid op de lange termijn. PDF/A wordt internationaal aangehouden als de standaard voor (opgemaakte) tekst documenten. Een PDF/A is een op zichzelf staand document: alle lettertypen en afbeeldingen zijn in het bestand opgenomen, zodat het niet afhankelijk is van andere bestanden op de computer om de inhoud correct weer te geven.

PDF/A kent een aantal subtypen. Het subtype PDF/A-1a stelt nadere eisen aan de tekst binnen het document en is aan te raden voor tekstdocumenten die volledig met de computer zijn gemaakt (‘born-digital’). Voor gedigitaliseerde documenten is het subtype PDF/A-1b meer geschikt.

Op veel computers zal al software zijn geïnstalleerd waarmee PDF bestanden geopend kunnen worden, als dat niet het geval is kan de Adobe Reader gratis worden gedownload. Adobe-software voor het aanmaken van PDF-bestanden is niet gratis, maar diverse gratis softwarepakketten als OpenOffice en IrfanView bieden ook PDF- ondersteuning. Ook bestaan er print-programma’s waarmee documenten naar een PDF document kunnen worden ‘geprint’, bijvoorbeeld de gratis Bullzip PDF printer.

Wanneer tekstdocumenten worden aangemaakt of geconverteerd van non-preferred formaten zoals Microsoft Word is PDF/A het voorkeursformaat voor de duurzaamheid en toegankelijkheid op de lange termijn. Een conversie van reguliere PDF naar PDF/A is echter onwenselijk. Als een origineel tekstdocument een reguliere PDF is zal een conversie naar PDF/A weinig meerwaarde bieden, daarnaast bestaat bij een dergelijke conversie zelfs de mogelijkheid van dataverlies. Daarom worden originele PDF documenten die géén PDF/A zijn ook geaccepteerd door DANS en als zodanig in het archief opgenomen. De toegankelijkheid en duurzaamheid van reguliere PDF documenten kan DANS echter niet garanderen.

PDF/A is een preferred format binnen bestandstype Tekstdocumenten en een non-preferred format binnen bestandstype Spreadsheets.