In de praktijk wordt Microsoft Access veel gebruikt voor het maken van databases. De Access-formaten MDB en ACCDB worden buiten het commerciële Microsoft Access echter zeer slecht ondersteund. Door de verschillende versies van deze formaten kan het zelfs zo zijn dat Access zelf de bestanden niet altijd goed ondersteunt.

Vooralsnog heeft DANS voor veel databases gemaakt met Microsoft Access een duurzame en toegankelijke verwerking verzorgd door de tabellen uit de databases als losse CSV-tekstbestanden op te slaan. Tabellen kunnen uit Access worden geëxporteerd met behulp van een formulier dat hier beschikbaar is, de download bevat ook een readme met informatie over het gebruik van dit hulpmiddel.

Opslag van de tabellen als CSV-bestanden behoudt enkel de tabulaire data uit een database. Eventuele overkoepelende documentatie wordt bij de CSV-bestanden in een apart document beschreven. In Microsoft Access-databases kan gebruik worden gemaakt van de functie ‘Databasedocumentatie’ voor het genereren van een document met kolombeschrijvingen en tabelrelaties: dit document kan conform opgemaakte tekst als PDF/A worden opgeslagen en met de tabellen van de database worden geleverd.

Daarnaast moet er op gelet worden dat alle gebruikte codes en variabelen verklaard kunnen worden, ook dit kan middels het voorzien van nadere beschrijvingen in een apart document (‘codeboek’).

Microsoft Access is een non-preferred format binnen bestandstype Databases.