Spreadsheets

Spreadsheets worden voornamelijk gebruikt voor omgang met tabulaire data: waarden in cellen, geordend in rijen en kolommen.

Een spreadsheet is echter vaak veel meer dan een platte tabel. Spreadsheets kunnen worden voorzien van nadere opmaak, denk bijvoorbeeld aan het gebruik van kleur in cellen of aan de weergave van de lijnen tussen de cellen. Ook kan de structuur van een spreadsheet van belang zijn. Cellen kunnen bijvoorbeeld berusten op berekeningen die worden gemaakt op basis van waarden in andere cellen. Daarom moet bij spreadsheets goed opgelet worden welke eigenschappen van belang zijn om te behouden; welke ‘significant characteristics’ in het bestand zitten.
Het formaat Open Document Spreadsheet (.ods) is een open, redelijk goed ondersteund en robuust spreadsheet-formaat dat is aan te bevelen als preferred format voor de duurzame opslag van spreadsheets met berekeningen en/of andere nadere (structuur)eigenschappen.

Kan een spreadsheet worden gezien of worden teruggebracht tot een platte tabel van rijen en kolommen (zonder behoud van opmaak)? Dan kan ervoor worden gekozen om een CSV (Comma Separated Values) tekstbestand van de tabel te maken. Zie het stuk CSV- bestanden voor een nadere uitleg over de omgang met dit formaat. CSV-bestanden zijn enkel geschikt voor de opslag van platte tabellen. Een CSV behoudt geen opmaak (tekst noch cellen), formules, links naar externe bronnen.

Is een directe visualisatie het primaire doel van de spreadsheet? Dan kan het bestand eventueel als een opgemaakt tekstbestand worden behandeld en als PDF/A worden aangeboden. Zie het onderdeel Tekst documenten voor nadere informatie.
PDF/A is primair geschikt voor de presentatie van opgemaakte tabellen. Het formaat biedt beperkte ondersteuning voor eigenschappen van spreadsheet als formules en links naar externe bronnen.

 

Preferred formats binnen Spreadsheets

 

Non-preferred formats binnen Spreadsheets