Tijdens het deponeren

De volgende punten zijn van belang tijdens het deponeren van uw data.

1. Naar EASY

Log in op EASY. Bent u een nieuwe gebruiker? Maak dan eerst een gratis account aan via ‘Register’

2. Start het deponeren

Ga na inloggen in EASY naar ‘deposit your data’ en klik op ‘start deposit’.

3. Metadata

Hoe meer velden u invult, hoe groter de vindbaarheid van uw data. De metadata zijn openbaar.

De metadatavelden dienen alleen persoonsgegevens te bevatten ter verantwoording van de dataset en geen persoonsgegevens van onderzoekssubjecten in uw dataset.

  • Gebruik de taal waarin de gegevens zijn vastgelegd; is dit een andere taal dan Nederlands of Engels, voeg dan naast de originele beschrijving ook een samenvatting en trefwoorden in het Nederlands of Engels toe.
  • Onder ‘Subject’ kunt u trefwoorden toevoegen over de inhoud en de plaats en periode van herkomst van de data. Als u de trefwoorden ‘Tweede Wereldoorlog’ en ‘Oral History’ toevoegt, zal de dataset ingedeeld worden in de collecties met dezelfde namen. Bovendien wordt de dataset dan geharvest door Netwerk Oorlogsbronnen.
  • Voor data uit de archeologie heeft DANS specifieke metadatavelden beschikbaar, deze verwijzen naar het Archeologisch Basisregister (ABR).
  • Voeg de coördinaten toe van de plaats waar het onderzoek is uitgevoerd om de data ook geografisch vindbaar te maken.
  • Als uw project al bekend is onder een identifier, voeg deze dan toe, met vermelding van het type. DANS voegt automatisch een DOI toe aan uw dataset.
  • Verwijs in het veld ‘Relation’ naar een gerelateerde dataset, publicatie of tijdschriftartikel, bij voorkeur met de DOI. Is het artikel nog niet gepubliceerd, vermeld dat dan achter de titel, en vermeld in het veld ‘Description’ waar en wanneer het artikel naar verwachting zal verschijnen.

4. Toegangscategorie

U heeft de keuze uit twee toegangscategorieën. De gekozen categorie geldt voor de bestanden in de dataset; de metadata zijn altijd vrij beschikbaar.

  • Open Access’: toegankelijk voor iedereen, geen inlog nodig.
  • Restricted Access’: pas na uw toestemming kunnen gebruikers data inzien en downloaden.

Bij de keuze ‘Open Access’ kunt u uit diverse licenties voor gebruik kiezen, waaronder de Creative Commons Licenties. Ook kunt u uw dataset in het publieke domein plaatsen (CC0 1.0).

Bij de keuze ‘Restricted Access’ is altijd de DANS-licentie van toepassing op het gebruik. Indien nodig kunt u bij aanvragen voor de dataset aanvullende voorwaarden aan de gebruiker opleggen.

Wanneer uw dataset persoonsgegevens bevat  kunt u alleen Restricted Access  toepassen.

Als u een embargo op de data wilt instellen (maximaal twee jaar) kan dat in het veld ‘Date available’. Zodra het embargo verlopen is, wordt de dataset volgens de door u gekozen toegangscategorie opengesteld. Wilt u het embargo verlengen, neem dan contact op met een datamanager van DANS.

5. Bestanden uploaden

  • Meerdere bestanden kunnen worden ge-upload in één .zip of .tar (andere vormen van bestandscompressie zoals ‘.rar’ of .7z worden niet door DANS ondersteund). Een grote dataset kunt u ook opdelen in meerdere ZIP- of TAR-bestanden. Let op: een ZIP-bestand binnen een ander ZIP-bestand wordt niet ondersteund.
  • Bestanden tot 2 GB kunt u eenvoudig uploaden. Als uw bestanden groter zijn dan 2 GB, neem dan contact op met een datamanager van DANS.

6. Dataset indienen

Accepteer de deponeerovereenkomst en stuur vervolgens met de knop ‘submit’ uw dataset naar DANS. U ontvangt een e-mail met de licentieovereenkomst en de persistent identifier van de dataset. Let op: u kunt hierna de dataset niet meer zelf wijzigen. Neem contact op met een datamanager van DANS mochten er toch nog wijzigingen nodig zijn.

Lukt het indienen niet, dan kan het zijn dat een verplicht veld niet is ingevuld. Het systeem geeft dan aan om welk veld het gaat. Zodra u dit alsnog heeft ingevuld, klikt u nogmaals op Submit.

7. Publicatie door DANS

DANS controleert en verwerkt de dataset en publiceert deze met de aangegeven toegangscategorie en voorwaarden voor gebruik. De persistent identifier is nu actief, uw data zijn duurzaam gearchiveerd en blijvend toegankelijk voor anderen, volgens internationale certificeringsrichtlijnen. In het Provenance- en dataverwerkingsdocument staat wat DANS doet om de toegankelijkheid en leesbaarheid van datasets te garanderen; in het Preserveringsplan staat welke principes DANS hanteert bij de duurzame archivering van digitale onderzoeksdata. Hierin staan:

  • De gekozen aanpak voor de duurzame archivering van data, die deels teruggaat tot de eerste datasets in het Steinmetz-archief (dat in 1964 werd opgericht en in 2005 door DANS werd overgenomen).
  • De authenticiteit van de data.
  • De verschillende stappen in het archiveringsproces, zoals het deponeren van data, het duurzaam en veilig opslaan ervan en het beschikbaarstellen, dit alles overeenkomstig het internationale referentiemodel voor een open archival information system.