U bent hier: Home > Deponeren > Toelichting data deponeren > Voor het deponeren

Voor het deponeren

De volgende punten zijn van belang voor het deponeren van uw data:

Licentie-overeenkomst en gebruiksvoorwaarden

Als u data deponeert in EASY sluit u automatisch een licentieovereenkomst met DANS. In samenhang met deze overeenkomst staan in de Gebruiksvoorwaarden de regels voor het gebruik van data uit EASY. In beide documenten wordt rekening gehouden met het geldende wettelijke kader, zoals de Auteurswet, de Databankenwet, de Wet Bescherming Persoonsgegevens en VSNU Gedragscodes. Kijk voor meer informatie op de webpagina Juridische informatie.

Intellectuele eigendomsrechten

Het is belangrijk dat u toestemming heeft van eventuele belanghebbenden om data te deponeren. Weet u bij wie de intellectuele eigendomsrechten van de data liggen? Denk hierbij aan auteurs-, databank- of octrooirecht. Kijk voor meer informatie op de webpagina Juridische informatie.

Persoonsdata

Afhankelijk van uw onderzoek bevat uw data mogelijk persoonsdata, waarmee een levend persoon geïdentificeerd kan worden, direct of indirect. Het is daarom van belang om goed vast te stellen of uw dataset persoonsdata bevat. Het gaat daarbij zowel om tekstuele gegevens als om beeld en geluid. Voorbeelden van directe gegevens zijn iemands naam en adres, maar ook een foto of een interview. Een indirect gegeven is bijvoorbeeld iemands werkgever. Gaat u persoonsdata deponeren? Dan is het volgende van belang:

  • Voor breed gebruik van persoonsdata is toestemming van de betrokkene nodig (de zichtbare, hoorbare, of op een andere manier identificeerbare persoon). U dient hiertoe toestemmingsverklaringen (ook wel informed consentverklaringen) van de betrokkenen mee te leveren. Hierin geeft de betrokkene expliciet toestemming voor het openbaar maken van de data. Wanneer er sprake is van beeld dient de betrokkene hierin ook aan te geven dat hij/zij geen beroep zal doen op zijn/haar portretrecht. Bij interviews is deze verklaring zowel van de geïnterviewde(n) als van de interviewer nodig. Er zijn voorbeelden van informed consentverklaringen beschikbaar.
  • Wanneer in de toestemmingsverklaring staat dat alleen wetenschappelijk gebruik is toegestaan of wanneer u geen toestemming van de betrokkene heeft, is het gebruik van deze persoonsdata mogelijk, maar beperkt. Dit geldt met name in het geval van bijzondere persoonsdata. U bent verantwoordelijk voor correct gebruik van de data na publicatie. DANS vraagt u hiertoe tijdens de verwerking een verklaring te ondertekenen.
  • U kunt er voor kiezen uw data te anonimiseren. Geanonimiseerde data zijn geen persoonsdata meer. Levende personen mogen dan niet meer identificeerbaar zijn, direct of indirect. Zorg bij de volgende gegevens voor een hercodering als volgt: geboortedatum (naar geboortejaar), postcode (naar alleen cijfers) en beroep (naar standaardclassificatie: het Nederlandse SBC of internationale ISCO).

Bestandsformaten

Niet alle bestandsformaten geven zekerheid over de bruikbaarheid, toegankelijkheid en duurzaamheid van data op de lange termijn. DANS werkt met ‘Preferred formats’ (geschikte bestandsformaten). Meer informatie staat op de webpagina Bestandsformaten.

Uploaden van bestanden

  • Bestanden tot 100 MB kunt u eenvoudig uploaden in EASY. Als uw (zip)bestanden groter zijn dan 100 MB, neem dan contact op met een datamanager van DANS via .
  • Meerdere bestanden kunnen worden ge-upload in één .zip-formaat (andere vormen van bestandscompressie zoals ‘.rar’ of .7z worden niet door EASY ondersteund). Een grote dataset kunt u ook opdelen in meerdere ZIP-bestanden. Let op: een ZIP-bestand binnen een ander ZIP-bestand wordt niet ondersteund.
  • Levert u veel bestanden in één keer aan? Lever dan ook een bestandenlijst aan: een opsomming van de bestandsnamen, een beschrijving van de inhoud van en de mogelijke samenhang tussen de bestanden.

Documentatie voorbereiden

Zorg voor de relevante documentatie: hoe zijn de data verzameld en wat houden de variabelen, afkortingen en terminologie in? Denk hierbij aan: codeboeken en de opzet van de dataset.

Disciplinespecifieke aanleverspecificaties

Voor de onderstaande disciplines geldt de volgende aanleverspecificatie:

  • Historische wetenschappen: 1) een beschrijving van de (archivalische) bronnen, 2) de gebruikte selectieprocedure, 3) de manier waarop de bronnen zijn gebruikt en 4) welke standaarden of classificatiesystemen (zoals HISCO) zijn gebruikt.
  • Maatschappij- en gedragswetenschappen: 1) variable labels en value labels, 2) de vragenlijst(en) of andere onderzoeksinstrumenten, 3) de veldwerkrapportage (indien beschikbaar) en 4) een codebook (beschrijving van de variabelen en informatie over de populatie, soort data (units of observation/analysis), steekproef(procedure), (non)respons, methode van data verzamelen, wegingsvariabelen en geconstrueerde en/of afgeleide variabelen).
  • Taal- en literatuurwetenschappen: CLARIN-conform aanleveren betekent dat uw dataset één of meer metadatabestanden bevat in het Component MetaData Infrastructure-formaat.
  • Archeologie:
    • De data en rapporten van EDNA (e-Depot Nederlandse Archeologie) zijn opgenomen in EASY. Met de archeologische pakbon (SIKB0102 standaard) kunt u in EASY alle metadatagegevens automatisch in de juiste velden plaatsen.
    • Er is een uitleg voor het invullen van metagegevens van archeologische datasets: het document: 'Archeologische metadata'
  • Oral History en audiovisuele bronnen:
    • Het aanleveren van toestemmingsverklaringen is van groot belang voor het delen van de data (zie kopje Persoonsdata). Een transcriptie van het interview is zeer wenselijk met het oog op hergebruik van de data. DANS heeft hiervoor een template beschikbaar. 
    • Wenst u dat het audiovisuele materiaal door gebruikers afgespeeld kan worden in EASY op de ‘audio/video’-tab? Het aanleveren van metadata en databestanden gaat dan via de ‘bulk-import methode’. Houdt u er rekening mee dat in dit geval elk interview een eigen beschrijving krijgt in EASY en dat u gevraagd zal worden om een overkoepelende projectbeschrijving aan te leveren voor een projectpagina, een zogenaamde ‘Thematische collectie’.
    • Voor de duurzame archivering van de audiovisuele bestanden worden deze door DANS geconverteerd naar een voorkeursformaat indien in een ander formaat geleverd. Deze conversies worden door DANS als de originele bestanden in het archief beschouwd.

Tariefsinformatie

DANS hanteert geen vaste prijs voor het deponeren van data, het tarief wordt door een aantal factoren bepaald. Voor individuele onderzoekers met datasets kleiner dan 50 GB is deponeren gratis; neem voor datasets van boven de 50 GB contact met ons op. Kijk voor meer informatie op deze webpagina.

Meer informatie

>> Op de webpagina's Publicaties en Informatiemateriaal staat meer achtergrondinformatie

>> Lees ook de webpagina 'Informatie tijdens het deponeren' en de webpagina 'Informatie na het deponeren'

>> Naar EASY om data te deponeren