U bent hier: Home > Deponeren > Toelichting data deponeren > Tijdens het deponeren

Tijdens het deponeren

De volgende punten zijn van belang tijdens het deponeren van uw data. Wilt u weten welke punten van belang zijn voor het deponeren van uw data? Lees dan eerst deze webpagina.

1. Naar EASY

Log in op EASY. Bent u een nieuwe gebruiker? Maak dan eerst een gratis account aan via ‘Register’.

2. Start het deponeren

Ga na inloggen in EASY naar ‘deposit your data’ en klik op ‘start deposit’.

3. Metadata

Hoe meer velden u invult, hoe groter de vindbaarheid van uw data.

  • Gebruik de taal waarin de gegevens zijn vastgelegd; is dit een andere taal dan Nederlands of Engels, voeg dan naast de originele beschrijving ook een samenvatting en trefwoorden in het Nederlands of Engels toe. Bij data uit de maatschappij- en gedragswetenschappen dient de taal van de variable labels en value labels te corresponderen met de taal van de rest van de dataset.
  • Het veld ‘Description’ is bedoeld om het project samen te vatten.
  • Onder ‘Alternative title’ kan een vertaling van de titel worden toegevoegd. Zo kan de dataset vaker in zoekresultaten naar voren komen.
  • Onder ‘Subject’ kunt u trefwoorden toevoegen over de inhoud en de plaats en periode van herkomst van de data. Als u de trefwoorden ‘Tweede Wereldoorlog’ en ‘Oral History’ toevoegt, zal de dataset ingedeeld worden in de collecties met dezelfde namen. Bovendien wordt de dataset dan geharvest door Netwerk Oorlogsbronnen.
  • Voor archeologie data bevat EASY specifieke velden, deze verwijzen naar het Archeologisch Basisregister (ABR).
  • Voeg de coördinaten van de plaats waar het onderzoek is uitgevoerd of de vindplaats toe EASY in om de data ook geografisch vindbaar te maken. Vul ook het gebruikte coördinatenstelsel in, en let op: gebruik geen leestekens wanneer u gebruik maakt van het Rijksdriehoekstelsel (RD); voor Longitude-Latitude-coördinaten kan dat wel.
  • Als uw project al bekend is onder een identifier, voeg deze dan toe, met vermelding van het type. EASY voegt automatisch een DOI toe aan uw dataset.
  • Verwijs in het veld ‘Relation’ naar een gerelateerde dataset, publicatie of tijdschriftartikel, bij voorkeur met de DOI. Is het artikel nog niet gepubliceerd, vermeld dat dan achter de titel, en vermeld in het veld ‘Remarks’ waar en wanneer het artikel naar verwachting zal verschijnen. Wilt u extra aandacht genereren: vink dan ‘Emphasize this relation’ aan om na publicatie van de dataset de ‘Relation’ te tonen.
  • Een eventuele subsidiegever kunt u noemen in het veld ‘Contributor: Organization’. Het subsidienummer kunt u noemen in het veld ‘Identifier’.
  • Aanvullende informatie over de dataset kunt u invullen onder ‘Remarks’; denk aan informatie voor toekomstige gebruikers of een verzoek aan de datamanager van DANS.

4. Toegangsniveau

Bepaal of de dataset open access is, of toegankelijk onder bepaalde voorwaarden. Wanneer uw dataset persoonsdata bevat moet het toegangsniveau aansluiten bij wat hiervoor wettelijk is toegestaan. Er zijn vijf toegangscategorie, waarbij de gekozen categorie alleen geldt voor het downloaden van de databestanden van de dataset; de metadata van uw dataset zijn altijd beschikbaar als Creative Commons Zero Waiver (CC0). Ook offline archivering is mogelijk; neem daarvoor contact met DANS op.

  • Open (everyone): CC0, toegankelijk voor iedereen, geen inlog nodig.
  • Open (registered users): toegankelijk voor ingelogde gebruikers conform de licentieovereenkomst.
  • Restricted (request permission): pas na uw toestemming kunnen gebruikers data inzien en downloaden conform de licentieovereenkomst. Dit  kan bijvoorbeeld belangrijk zijn als u een artikel heeft geschreven voor een open access-tijdschrift zoals PlosOne, en de data eerst moet deponeren voor het artikel wordt gepubliceerd. U kunt de data alvast in EASY deponeren, met vermelding van het tijdschrift en wanneer het artikel ongeveer zal verschijnen. Geef na publicatie aan DANS door: de persistent identifier, bibliografische gegevens en/of het webadres (URL) van het artikel.
  • Restricted (archaeology group): toegankelijk voor ingelogde beroepsarcheologen en studenten archeologie conform de licentieovereenkomst.
  • Other: de data via een andere repository toegankelijk.

Als u een embargo op de data wilt instellen (maximaal twee jaar) kan dat in het veld ‘Date available’. Zodra het embargo verlopen is, wordt de dataset volgens de eerder door u gekozen toegangscategorie opengesteld. Wilt u het embargo verlengen, neem dan contact op met een datamanager via info@dans.knaw.nl.

5. Bestanden uploaden

Selecteer uw bestanden en klik op ‘upload dataset’.

6. Dataset indienen

Accepteer de licentieovereenkomst en stuur vervolgens met de knop ‘submit’ uw dataset naar DANS. U ontvangt een e-mail met de licentieovereenkomst en de persistent identifier van de dataset. Let op: u kunt hierna de dataset niet meer zelf wijzigen. Neem contact op met een datamanager mochten er toch nog wijzigingen nodig zijn, via info@dans.knaw.nl of archeologie@dans.knaw.nl.

Lukt het indienen niet, dan kan het zijn dat een verplicht veld niet is ingevuld. EASY geeft dan aan om welk veld het gaat. Zodra u dit alsnog heeft ingevuld, klikt u nogmaals op Submit.

7. Publicatie door DANS

DANS controleert en verwerkt de dataset en publiceert deze volgens het toegangsniveau dat u heeft aangegeven, mits juridisch verantwoord. De persistent identifier is nu actief, uw data zijn duurzaam gearchiveerd en blijvend toegankelijk voor anderen, volgens internationale certificeringsrichtlijnen. Op de pagina Beleid & strategie leest u in het Provenance- en dataverwerkingsdocument wat DANS doet om de toegankelijkheid en leesbaarheid van datasets te garanderen; in het Preserveringsbeleid op dezelfde pagina staat welke principes DANS hanteert bij de duurzame archivering van digitale onderzoeksdata. Hierin staan:

  • De gekozen aanpak voor de duurzame archivering van data, die deels teruggaat tot de eerste datasets in het Steinmetz-archief (dat in 1964 werd opgericht en in 2005 door DANS werd overgenomen).
  • De authenticiteit van de data.
  • De verschillende stappen in het archiveringsproces, zoals het deponeren van data, het duurzaam en veilig opslaan ervan en het beschikbaarstellen, dit alles overeenkomstig het internationale referentiemodel voor een open archival information system.

>> Lees ook de webpagina 'Informatie voor het deponeren' en de webpagina 'Informatie na het deponeren'

>> Naar EASY om data te deponeren