U bent hier: Home > Deponeren > Toelichting data deponeren > Praktische informatie data deponeren

Praktische informatie over data deponeren

Hier vindt u praktische informatie over het deponeren van data in EASY. Algemene informatie over data deponeren vindt u op de pagina Toelichting data deponeren.

Gebruikte termen

Dataset

Een dataset is een verzameling van digitale bestanden die tot een onderzoek behoort. In de context van EASY heeft de term een bredere betekenis en omvat het naast de digitale bestanden ook de beschrijvende informatie uit de invoervelden van EASY. Een dataset in EASY is dus de data en de gerelateerde informatie waarmee deze worden gedeponeerd.

Metadata

De term metadata verwijst naar de beschrijvende informatie over data. De metadata zorgen ervoor dat een dataset voor anderen te begrijpen is. In de context van EASY worden met metadata specifiek de beschrijvende informatie uit de invoervelden bedoeld. Metadata kunnen echter ook op een andere manier vertegenwoordigd zijn en bijvoorbeeld als bestand deel uitmaken van een dataset.

Het gereedmaken van uw dataset

Een DAI (Digital Author Identifier) opnemen

Voor personen die zijn aangesteld aan een Nederlandse universiteit of onderzoeksinstituut kunt u mogelijk een DAI opgeven. U kunt een DAI vinden via NARCIS, door via de ingang ‘Personen’ (te bereiken met het uitklapmenu) te zoeken op achternaam. Voor meer informatie over de DAI zie de website van SURF.

Datasetstructuur

Aan de indeling van uw dataset worden geen eisen gesteld. Indien geschikt kunt een mappenstructuur gebruiken. Zorg er wel altijd voor dat de structuur van uw dataset duidelijk wordt gemaakt in uw documentatie, zodat een andere onderzoeker deze zelfstandig kan begrijpen en hergebruiken.

Let op: bestanden in de dataset mogen niet gecomprimeerd zijn.

Het uploaden van uw bestanden

Dataset uploaden als gecomprimeerd bestand

U kunt in EASY uw dataset als één bestand uploaden. Comprimeer uw dataset hiertoe tot een ZIP-formaat. Het ZIP-bestand wordt automatisch uitgepakt en een eventuele mappenstructuur blijft behouden. Een grote dataset kunt u ook opdelen in meerdere ZIP-bestanden.

Let op: andere vormen van bestandscompressie zoals ‘.rar’ of .7z worden niet door EASY ondersteund. Ook wordt een ZIP-bestand binnen een ander ZIP-bestand niet ondersteund.

Problemen bij uploaden

Bij het uploaden in EASY kunnen problemen ontstaan in de volgende situaties:

  • Een bestandsnaam bevat één of meer leestekens (diakrieten).
    Oplossing: zorg voor een vervangende bestandsnaam (zonder leestekens) en probeer het uploaden opnieuw.
  • Een bestand overschrijdt de maximale grootte voor uploaden (>100MB)
    Oplossing: neem contact met ons op, wij bieden u een alternatieve manier van aanleveren.

Over EASY

Overzicht van uw datasets

U vindt in EASY een overzicht van uw datasets door na het inloggen te klikken op My datasets. Voor elke dataset staat de status aangegeven: Draft, Submitted of Published.

Overzicht van het gebruik van uw gepubliceerde datasets

Onder het tabblad Activity log van uw dataset kunt u de ‘downloadgeschiedenis’ van uw data zien. In de meeste gevallen kunt u ook zien wie uw data gedownload heeft. Een gebruiker heeft de mogelijkheid om anoniem te blijven bij het downloaden van data; in dit geval ziet u alleen Anonymous staan onder User.

Het afhandelen van een aanvraag (Permission request) voor uw dataset

In de e-mail die u ontvangen heeft, staan twee links. Klik op de onderste link om direct naar de aanvraag te gaan. Als u nog niet ingelogd bent, log dan eerst in. U komt nu direct bij de aanvraag.

Op deze pagina ziet u de persoonlijke gegevens van de aanvrager. Bij Motivation legt de aanvrager uit waarvoor hij of zij uw data wil gebruiken. Zo kunt u een goede afweging maken of u de aanvrager toegang tot uw data wilt geven of niet.

Onderaan de pagina, bij Result, kunt u uit drie acties kiezen:

  1. Return, more information required: hiervoor kiest u als u aanvullende informatie nodig heeft van de aanvrager. Geef uw vraag of vragen op in het veld Explanation.
  2. Grant access: hiervoor kiest u als u de aanvrager toegang wilt geven tot uw data.
  3. Deny access: hiervoor kiest u als u de toegang tot de data wilt weigeren.

Nadat u uw keuze heeft gemaakt en eventuele opmerkingen heeft geplaatst, klikt u op Submit reply. De aanvrager ontvangt vervolgens een bericht.

Meer informatie

Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met onze datamanagers via . Voor vragen over archeologische data gebruikt u .

 Naar EASY om uw data te deponeren