Wegwijzer Certificering
Deze wegwijzer helpt instellingen met een digitaal depot bij certificering op het gebied van betrouwbaarheid en digitale duurzaamheid, met de focus op CoreTrustSeal.
- Stap-voor-stap begeleiding bij certificering.
- Handige documenten & tips.
- Netwerk Certificering: kennis delen & samenwerken.
Naast deze Wegwijzer is er het NDE Netwerk Certificering, waar je in gesprek kunt met vakgenoten, kennis kunt delen en op de hoogte blijft van relevante evenementen.
De Wegwijzer Certificering is ontwikkeld binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) en wordt beheerd door DANS.
Waarom certificering?
Archieven, musea en bibliotheken beheren steeds meer digitale producten van onze samenleving en vervullen daarmee de rol van digitaal archief. Subsidiegevers en financiers, dataproducenten en depotgevers, consumenten en gebruikers moeten erop kunnen vertrouwen dat deze beheerders de digitale collecties die zij onder hun hoede hebben voor de lange termijn veiligstellen en toegankelijk houden.
Met het behalen van certificering voor jouw digitaal depot maak je inzichtelijk hoe de duurzaamheid en betrouwbaarheid van jouw archief gewaarborgd is.
Daarnaast helpt certificering om werkprocessen te evalueren en verbeteren, wat bijdraagt aan een efficiëntere en transparantere organisatie. Op deze manier kun je een certificeringsinstrument ook als checklist of zelfscan gebruiken om de eigen organisatie te evalueren en verbeteren, zelfs wanneer je niet de formele procedure van certificering aangaat.
Waarom CoreTrustSeal?
CoreTrustSeal is een internationale, non-profit organisatie die certificering biedt voor betrouwbare digitale archieven (’trustworthy digital repositories’). Het is wereldwijd de meest gebruikte standaard en biedt certificering op een basisniveau aan, gebaseerd op de CoreTrustSeal Trustworthy Data Repository Requirements.
Andere certificeringsstandaarden, zoals ISO-16363 en Nestor (DIN 31644), beoordelen ook de betrouwbaarheid van digitale archieven, maar hanteren andere criteria. In de Wegwijzer Certificering ligt de focus op CoreTrustSeal, omdat deze standaard in Nederland het meest wordt toegepast en goed toegankelijk is. Alle informatie en ondersteuning zijn bovendien gratis beschikbaar, zodat je direct aan de slag kunt.
Aan de slag
Kan mijn organisatie CoreTrustSeal behalen?
Niet alle digitale archieven komen in aanmerking voor CoreTrustSeal. De organisatie moet actieve langetermijnpreservering bieden, meer dan alleen bit preservation. Dit wordt streng beoordeeld tijdens het certificeringstraject. Daarnaast vraagt CoreTrustSeal een administratieve vergoeding bij aanvraag, die vóór de eerste feedback betaald moet worden. Zorg dus dat je organisatie voldoet aan de eisen voordat je kosten maakt.
Wat als CoreTrustSeal niet haalbaar is?
Je kunt alsnog werken aan een betrouwbaar en duurzaam digitaal depot. Vul de CoreTrustSeal Requirements als zelfevaluatie in om werkprocessen te beoordelen en te verbeteren. Maak waar mogelijk informatie publiek toegankelijk voor meer transparantie.
Overweeg ook andere certificeringen, zoals ISO 16363 en Nestor voor archiefbetrouwbaarheid, of ISO 27001 voor informatiebeveiliging.
Bereid het proces voor
Verdiep je in het certificeringsproces door deze Wegwijzer Certificering en de website van CoreTrustSeal te bekijken. Belangrijke documenten om goed te begrijpen zijn de Extended Guidance (met beoordelingscriteria) en de Glossary (begrippenlijst). De Nederlandse vertalingen die de Wegwijzer Certificering aanbiedt helpen bij een beter begrip.
CoreTrustSeal Extended Guidance (NL)
CoreTrustSeal Begrippenlijst (NL)
Tijd en samenwerking
Reserveer voldoende tijd voor het certificeringstraject; reken gemiddeld op 1-4 uur per week gedurende een jaar. De doorlooptijd kan variëren, vooral bij het verwerken van feedback. Informeer collega’s (zoals systeembeheerders, beleidsmedewerkers en leveranciers) over hun mogelijke betrokkenheid. Gebruik het NDE Netwerk Certificering om ervaringen en tips uit te wisselen met andere erfgoedinstellingen. Werk je in een ander domein? Veel gecertificeerde organisaties delen hun ervaringen online.
Tip
De CoreTrustSeal-aanvraag kan dienen als intern handboek voor (nieuwe) collega’s. Schrijf de aanvraag daarom in het Nederlands voor intern gebruik en consistentie. Let er echter op dat de officiële aanvraag in het Engels moet worden ingediend. Gebruik bij de vertaling de originele Engelse terminologie uit de begrippenlijst en overweeg een professionele vertaler in te schakelen.
De aanvraag voorbereiden
Het opstellen van de CoreTrustSeal-aanvraag is een samenwerkingsproces. Werk in een gedeeld document en kopieer alle Requirements en de Extended Guidance. Vul deze stapsgewijs in, eerst met steekwoorden om snel inzicht te krijgen in ontbrekende informatie en actiepunten.
Denk hierbij aan:
– Welke collega’s kunnen ontbrekende informatie aanleveren?
– Zijn er processen of documenten die nog ontwikkeld moeten worden?
– Kan relevante documentatie publiekelijk op de website worden geplaatst?
Belangrijke aandachtspunten
De Designated Community (gebruikersgroep) moet duidelijk gedefinieerd worden, omdat veel Requirements gericht zijn op hun behoeften. Twijfel je of jouw organisatie aan de eisen voldoet? Begin dan bij R09, R08 en R03. Voorkom overbodige herhaling en zorg voor een duidelijke, consistente aanvraag. Reviewers hebben geen voorkennis over je organisatie, dus schrijf alles expliciet op.
Tip
Verken vroeg de CoreTrustSeal Application Management Tool om de functionaliteiten en bestandsvereisten te begrijpen. Dit helpt bij het efficiënt opmaken van je aanvraag. En bekijk succesvolle aanvragen op de CoreTrustSeal-website voor inspiratie. Zoek naar organisaties met een vergelijkbare Designated Community of technische infrastructuur.
De aanvraag indienen
Is de zelfevaluatie afgerond? Dan kun je je aanvraag indienen via de CoreTrustSeal Application Management Tool. Plaats hier alle informatie uit je interne document, voeg de juiste links toe en upload niet-openbare documenten als bijlagen.
Je kunt je aanvraag als concept (Draft) opslaan totdat je klaar bent voor definitieve indiening. Na verzending ontvang je een bevestiging per e-mail en wordt er contact opgenomen voor de betaling van de administratiekosten. Zodra dit is voldaan, start de officiële beoordelingsprocedure.
Feedback verwerken
Je aanvraag wordt beoordeeld door twee reviewers uit de CoreTrustSeal Assembly of Reviewers, een internationale groep experts van gecertificeerde organisaties. Binnen twee maanden geven zij feedback per Requirement en bepalen of aanpassingen nodig zijn. De CoreTrustSeal Board beoordeelt vervolgens de aanvraag en voegt indien nodig extra opmerkingen toe. Daarna ontvang je een overzicht van alle commentaren en werk je aan een verbeterde versie. Dit feedbackproces kan tot vijf rondes duren. Gemiddeld duurt het vier tot vijf rondes voordat een certificaat wordt toegekend, waarbij het aantal opmerkingen per ronde afneemt.
Belangrijk
– Schrik niet van feedback na de eerste ronde; vrijwel alle aanvragen hebben aanpassingen nodig.
– Reviewers kunnen verschillende accenten leggen, dus elk punt moet verwerkt worden.
– Gebruik de sectie ‘Applicant Feedback’ in de tool om verduidelijking te vragen of een suggestie te motiveren.
Lukt het niet om na vijf rondes te voldoen aan de eisen? Dan is een hernieuwde aanvraag nodig.
Behaal je het keurmerk? Dan ontvang je een notificatie en is je digitale archief officieel gecertificeerd!
Na het behalen van het keurmerk
Gefeliciteerd! Je CoreTrustSeal-certificering bewijst dat je digitale archief betrouwbaar is. Draag dit uit in je organisatie, netwerk en Designated Community. Je ontvangt een CoreTrustSeal-logo dat je op je website kunt plaatsen. De aanvraag en beoordeling worden openbaar gemaakt op de CoreTrustSeal-website met een persistent identifier. Als gecertificeerde organisatie kun je iemand afvaardigen die toetreedt tot de Assembly of Reviewers om nieuwe aanvragen te beoordelen en zo bij te dragen aan de certificeringscapaciteit. Reviewers kunnen zich ook verkiesbaar stellen voor de Board.
Tip
Als Reviewer vergroot je je kennis van certificering en leer je van andere organisaties—een waardevolle voorbereiding op je eigen hercertificering.
Een certificaat is 3 jaar geldig. In deze periode blijf je voldoen aan de CoreTrustSeal-eisen om goed voorbereid te zijn op de hercertificering.
Hercertificering
Begin zes maanden voor het verlopen van je keurmerk met de voorbereidingen.
– Evalueer je vorige aanvraag en de feedback van Reviewers. Waren er aandachtspunten voor de volgende aanvraag?
– Breng wijzigingen in kaart binnen je organisatie, zoals nieuwe software, partners of processen. Noteer deze in ‘Significant changes since last application’ en update relevante Requirements.
– Controleer of de CoreTrustSeal Requirements sinds je vorige certificering zijn gewijzigd, aangezien deze elke drie jaar worden herzien. Lees de nieuwste Extended Guidance zorgvuldig door.
Het hercertificeringsproces verloopt verder zoals de eerste aanvraag, maar kan door andere reviewers worden beoordeeld. Dit betekent dat je ook feedback kunt krijgen op punten die eerder niet werden uitgelicht. Plan hier dus voldoende tijd voor in.