Kosten Digitaal Archiveren dl. 2

Dit project heeft als doel een kostenmodel op te zetten voor het archiveren en beschikbaar stellen van digitale datasets uit onderzoek zoals dat bij DANS gebeurt. Het is een vervolg op  eerder werk uitgevoerd door Kevin Heerema en Anna Palaiologk, dat een ontwerp-kostenmodel heeft opgeleverd wat vooral gebaseerd was op het OASIS referentiemodel. Het nieuwe model zal DANS helpen een transparant inzicht te verkrijgen in alle kosten verbonden aan het digitaal archiveren en beschikbaar stellen. In de nieuwe fase van het project (vanaf november 2010) zal de aandacht vooral liggen op verfijning van het model, met speciale aandacht voor de materiële kosten, en de implementatie ervan in de bestaande managementsystemen van DANS.

Bij organisaties in de publieke sector moet het begrip duurzaamheid worden bekeken door de bril van een budget waarin geen extra ruimte is. Bij data-archieven zoals DANS ligt de uitdaging in het feit dat er doorlopend disproportionele toenames optreden in zowel de hoeveelheid data als de complexiteit van de datasets. Te overwinnen hindernissen bij het maken van nauwkeurige schattingen komen verder vooral voort uit het feit dat de conserveringsstrategieën vaak veranderen.

Een kostenmodel is een essentieel gereedschap voor effectieve kostenbeheersing; samen met de andere onderdelen van een goed ondernemingsmodel zorgt het voor economische duurzaamheid.

Het model dat bij DANS wordt ontwikkeld is een ‘activity-based cost model’ omdat salarissen de voornaamste kostenpost vormen. Alle activiteiten die bij DANS het eigenlijke archiveringsproces flankeren, worden in de berekeningen betrokken. De gehanteerde variabelen leiden tot een schatting van de kosten per dataset. Voor DANS is een dataset een verzameling digitale objecten afkomstig uit een bepaald onderzoek, waar ook documentatie bij hoort over de data, de context waaruit zij zijn ontstaan en hun onderlinge verbanden. In dit project is de complexiteit van de datasets (formats, aantallen bestanden, omvang, metadata, etc.). een belangrijke factor. Het activity-based cost model wordt toegepast in combinatie met de ‘balanced score card’ methode. Hierdoor is het mogelijk de kosten van de verschillende strategische doelen van DANS tegen elkaar af te wegen.

De voornaamste aandachtsgebieden van het project zijn de bruikbaarheid van het ontwikkelde kostenmodel voor de praktijk van de data-archivering, de mogelijkheid tot implementatie daarvan in de bestaande managementsystemen, de transparantie en de gebruiksvriendelijkheid (begrijpen medewerkers en management het model en kunnen ze het daadwerkelijk gebruiken?) en de nauwkeurigheid.

Looptijd: 1 april 2011 – 1 september 2011

Coordinator: Heiko Tjalsma T 06 232 972 46 E heiko.tjalsma at dans.knaw.nl

Onderzoeker: Zuleica Arias T 070 3446 484 E zuleica.arias at dans.knaw.nl

Adviseur: Laurents Sesink T 06 226 91 882 E laurents.sesink at dans.knaw.nl